Tijd voor een strategisch huisvestingsplan!

Organisaties zijn flexibel, aanpasbaar en ontwikkelen zich (gelukkig) voortdurend. Als er een tijd is die ons dat heeft geleerd dan is het de coronatijd wel. Maar de huisvesting van organisaties is veelal statisch, ‘door de jaren heen zo gegroeid’, langlopend en juist weinig flexibel. Is het niet eens tijd om dat te herzien? Past uw huisvesting nog wel? Of heeft deze juist een remmend effect op de ontwikkeling van uw organisatie? Tijd voor een Strategisch Huisvestingsplan!

De huisvesting van een organisatie wordt traditioneel vaak gezien als ‘iets dat gewoon geregeld moet zijn’ en ondergeschikt is aan het primaire proces van de organisatie. Langlopende huurcontracten vorm(d)en de standaard en veel ruimte voor flexibiliteit en aanpasbaarheid is er in de praktijk vaak niet. Eigenlijk is dat vreemd, uw organisatie is namelijk continu aan veranderende situaties onderhevig; overnames waardoor een palet aan huisvesting ontstaat, reorganisaties, wijzigingen in het primaire proces, hoge onderhouds- en exploitatiekosten, lagere productiviteit en efficiency van de huisvesting, de wens voor minder assets op de balans, de wens voor beter bereikbare locaties etc.

Wanneer u eerlijk kijkt naar uw eigen organisatie dan zult u waarschijnlijk ook zeggen ‘dit past niet meer (volledig) bij ons’.
Daar bovenop heeft de coronacrisis ons nog sneller en meer bewust gemaakt van de manieren waarop het werken ook plaats kan vinden; sommige werkzaamheden kunnen wellicht thuis, andere hybride en voor nog andere werkzaamheden is toch echt een fysieke locatie benodigd. Alles met eigen typen benodigde voorzieningen en faciliteiten.
Hoewel het (periodiek) opstellen van een Strategisch Huisvestingsplan om tal van redenen al een verstandige (en benodigde) keuze is, is het door de coronacrisis juist nu het ideale moment om eens met een kritische en toekomstgerichte blik naar uw huisvesting te kijken; Waar wilt u dat uw organisatie staat over 10 jaar?

Strategisch huisvestingsplan als dé verbinding tussen organisatie versus huisvesting

De tijd dat de huisvesting van een organisatie los gezien kon worden van de ontwikkeling, doelstellingen, visie en werkzaamheden van dezelfde organisatie ligt inmiddels (ver) achter ons. Goede huisvesting, faciliteiten en voorzieningen leveren een cruciale bijdrage aan het primaire proces van uw organisatie. Een Strategisch Huisvestingsplan vormt dan ook de verbinding tussen de organisatievisie, wensen en doelstellingen (waar staat uw organisatie over … jaar?) en de huisvesting (welke rol heeft mijn huisvesting daarin?). In theorie kunnen deze elementen prima zonder elkaar, maar de praktijk leert dat de gewenste situatie, laat staan de optimale situatie, dan zelden bereikt wordt.
De organisatie, visie, doelstellingen en huisvesting zijn direct op elkaar van invloed; een Strategisch Huisvestingsplan maakt dat u op een strategische manier kijkt naar de connectie tussen deze elementen en ervoor zorgt dat de huisvesting een bijdrage levert aan het realiseren van uw visie en doelstellingen en dus direct bijdraagt aan het primaire proces van uw organisatie.

Wat hebben we nu eigenlijk aan huisvesting?

Een Strategisch Huisvestingsplan begint met een nulmeting; wat hebben we eigenlijk precies? Dit is veelal een bureaustudie op basis van data die beschikbaar zijn in de verschillende systemen van de organisatie. Wat zijn de vierkante meters, welke locaties, wat zijn de huur-, exploitatie- en onderhoudskosten en wat zijn we jaarlijks kwijt aan gas, water en licht? Wat zijn de bouwjaren en hoe duurzaam zijn we eigenlijk met onze huisvesting?

Afbeelding

Wat is de gewenste situatie?

Na het inventariseren van de huidige situatie is het van belang om te bepalen waar de organisatie naar toe wil. Een strategie om een gewenst doel te behalen kan immers pas bepaald worden wanneer het vertrekpunt én het doel duidelijk zijn.
Zoals benoemd komt de gewenste situatie voor een belangrijk deel voort uit de organisatievisie, wensen en doelstellingen. Vervolgens wordt dat, op abstract niveau, vertaald naar huisvesting. Er is niet één standaard oplossing; iedere organisatie is uniek. Het is dus van belang om voor uw eigen organisatie te bedenken: ‘Als X het doel is, wat betekent dat dan voor de cultuur in mijn bedrijf, imago & uitstraling, ICT-voorzieningen, faciliteiten, locatie, huisvestingslasten etc.?’

De puzzel van IST naar SOLL

In feite is het proces van Ist (huidige situatie) naar Soll (gewenste situatie) een puzzel. Een puzzel waar alle elementen die betrekking hebben op de huisvesting samen (moeten) komen om daarmee het doel, de gewenste situatie, te behalen. Wanneer deze puzzel is voltooid dan is het Strategisch Huisvestingsplan in feite klaar.

Afbeelding

Tijdens het oplossen van de puzzel zal al snel blijken dat er niet één oplossing is. Een belangrijke stap in het Strategisch Huisvestingsplan is dan ook ontwikkelen van scenario’s en een afwegingskader. Hiermee kunnen de verschillende scenario’s door middel van een multicriteria-analyse getoetst worden, wat resulteert in een voorkeursscenario.
Het maken van deze puzzel kan voor een organisatie echter lastig zijn. Vaak wordt er met een bepaald perspectief naar de opgave gekeken. Dit subjectieve perspectief is door de jaren heen gevormd en wordt voortdurend gevoed met signalen vanuit de organisatie. Dit maakt het lastig voor een organisatie om zelfstandig, met een objectieve blik, naar de opgave te kijken en te komen tot een Strategisch Huisvestingsplan dat daadwerkelijk ingaat op de gewenste situatie en daarmee, indien nodig, gezond kritisch is op de huidige situatie.

En nu?

Afsluitend zou ik u mee willen geven: durf eens kritisch over uw huisvesting na te denken, denk eens buiten de lijntjes; Hoe zou het kunnen zijn? en Hoe zou ik het willen? Huisvesting kan namelijk zoveel meer zijn dan enkel een statische verzameling van bouwmaterialen. Laat uw huisvesting werken voor het primaire proces, in plaats van dat uw primaire proces werkt voor de huisvesting.

Stel, samen met een objectieve specialist, een Strategisch Huisvestingsplan op. Veel succes en wijsheid!

Pim Bressers