Kantoren na corona: voor altijd veranderd

Door het massaal thuiswerken dat we sinds half maart zijn gaan doen is er veel veranderd in onze beleving van werken en het kijken naar kantoorhuisvesting. In korte tijd ontdekten we het gemak (en ongemak) van thuiswerken en hoe we door het gebruik van digitale tools het kantoor redelijk goed draaiende weten te houden. In sommige opzichten zullen kantoren door corona blijvend veranderd zijn.

Zagen wij voorheen bij HEVO, als huisvestingsadviseur van organisaties, nog wel eens weerstand bij opdrachtgevers om anders te gaan werken, door corona zijn veel werkgevers gedwongen om snel stappen te maken in het vormgeven van anders werken; gedeeltelijk thuis en gedeeltelijk op kantoor. Een gesprek met HEVO-adviseurs Alexandra Meeuwisse en Willem Adriaanssen over welke thema’s onze aandacht nodig hebben.

Wat is er veranderd door corona?

Willem Adriaanssen: 'Er is door corona bij veel organisaties wel wat denkwerk in gang gezet. Veel organisaties zullen zichzelf nu fundamentele vragen stellen, zijn bezig met herbezinning. Ze vragen zichzelf wie en wat zijn wij als organisatie? Wie zijn onze klanten en stakeholders? Wat is er in deze tijd veranderd en welk effect heeft dat op ons als organisatie en op ons primaire proces? Wat betekent het voor onze dienstverlening en voor onze mensen? En in het verlengde van dat alles: wat betekent het voor ons huisvestingsbeleid?'

Organisaties moeten zichzelf nu fundamentele vragen stellen over wie ze als organisatie zijn en in het verlengde daarvan wat dat betekent voor het huisvestingsbeleid.

— Willem Adriaanssen

Alexandra Meeuwisse: 'Terug naar hoe het voor corona was zal niet gebeuren. De nieuwe manier van werken zal er echt anders uitzien, met thuiswerken als vast onderdeel. Er is in korte tijd vooral veel gebeurd op het punt van vertrouwen en zelfstandigheid. Veel organisaties dachten voorheen dat thuiswerken niet tot de mogelijkheden behoorde vanwege de aard van het werk, uit angst voor verlies van productiviteit of omdat de leidinggevende de controle dacht te verliezen. Nu zijn we er 'zomaar' achter gekomen dat thuiswerken voor een deel van de werkzaamheden prima mogelijk is. Daarnaast hebben we een enorme stap gezet in het gebruik van digitale tools om samen te werken. Door virtueel te vergaderen zijn we dat bovendien efficiënter gaan doen en zijn we ons bewuster geworden waarom we überhaupt vergaderen. Niet om elkaar te informeren - dat kan ook op andere manieren - maar om met elkaar tot een oplossing te komen en om energie tot stand te brengen. Tegelijkertijd heeft het ons ook geleerd wat de waarde van face-to-facecontact is.'

Willem Adriaanssen: 'De productiviteit op korte termijn ziet er goed uit omdat je heel veel ‘doe-taken’ prima in je eentje op afstand kunt doen. Ik denk wel dat op langere termijn zaken als innovatief vermogen en vernieuwing lastiger op afstand op te vangen zijn. Dat kan de innovatie van organisaties remmen. Als we structureel thuis blijven werken en niet meer die ontmoeting hebben voor de creatieve processen, verwacht ik dat dat effect zal hebben op de uiteindelijke productiviteit.'

Als we structureel thuis blijven werken en niet meer die ontmoeting hebben voor de creatieve processen, verwacht ik dat dat effect zal hebben op de uiteindelijke productiviteit.

— Willem Adriaanssen

Wat is de impact op huisvesting?

Alexandra Meeuwisse: 'Uit recente onderzoeken blijkt dat mensen verwachten dat ze gemiddeld per week één tot twee dagen meer thuiswerken dan voorheen. Dat zal een groot effect hebben op de huisvesting. Wil je geen onaantrekkelijk kantoor hebben met allemaal lege bureaus, dan staat je echt wat te doen.'

Wil je geen lege meters hebben, dan staat je echt wat te doen om te voorkomen dat je straks een onaantrekkelijk kantoor hebt met allemaal lege bureaus.

— Alexandra Meeuwisse

Alexandra Meeuwisse: 'Er wordt nu snel geroepen dat het kantoor de plek wordt om te ontmoeten; het clubhuis van de organisatie met allerlei voorzieningen voor ontmoeting en samenwerking. Dat is wel zo, maar om te ontmoeten moet je óók naar kantoor komen als je geen geplande bespreking hebt en 'gewoon' bureauwerk wilt uitvoeren. Creativiteit laat zich niet sturen en vindt vaak plaats tijdens de spontane ontmoeting, gedurende een 'reguliere' werkdag. Dat betekent dat de nieuwe werkomgeving naast plekken voor overleg en ontmoeting, altijd nog deels uit werkplekken zal bestaan. Echter de verhouding tussen beide zal anders zijn dan voorheen.'

Het kantoor zal wel een clubhuis van de organisatie worden, maar om te ontmoeten moet je óók naar kantoor komen als je geen bespreking hebt.

Willem Adriaanssen: 'Er zal ook een nieuw soort werkplek nodig zijn die geschikt is voor Teams-overleggen en het aantal concentratieplekken en informele ontmoetingsplekken zal in veel organisaties worden uitgebreid.'

Alexandra Meeuwisse: 'In veel gevallen zal men toe kunnen met een kleiner aantal vierkante meters, maar ik verwacht niet dat dit substantieel zal zijn. We hebben immers ook andersoortige vergaderopstellingen nodig waarin mensen de ruimte hebben om afstand te bewaren, ook als de anderhalvemeternorm niet meer strikt opgevolgd hoeft te worden. Verder denk ik dat het kantoor een heel belangrijke functie houdt in het leren en ontwikkelen. Maar ook voor het gevoel van verbondenheid met de organisatie, en om het creatieve proces te faciliteren dat je nodig hebt om met elkaar oplossingen voor vraagstukken te bedenken.'

En de impact op medewerkers?

Alexandra Meeuwisse: 'De mentale verandering is het grootst. Hoe ga je er als medewerker, maar ook als werkgever mee om? Naast de positieve geluiden over thuiswerken, weten we ook dat thuiswerken de nodige beperkingen met zich meebrengt. Niet iedereen heeft een thuiskantoor waar het goed toeven is. In de hittegolf deze zomer trokken medewerkers weer vaker naar kantoor: daar was het beter uit te houden dan thuis. Maar ook zonder hittegolf is er een uitdaging, bijvoorbeeld om de privé-werkbalans goed te houden. Het vraagt timemanagement om goed de knip tussen werk en privé te kunnen maken maar ook om stress te voorkomen die ontstaat door lange tijd achter het beeldscherm. Daardoor waarderen mensen het als ze weer face-to-facecontact kunnen hebben. Dat geeft een andere dynamiek en is ook beter voor je gemoedsrust.'

Willem Adriaanssen: 'Er is wel een professionaliseringsslag nodig: organisaties moeten nadenken over hoe hun thuiswerkbeleid er dan uit moet zien en over de voorzieningen die daar bij horen. Moeten we bijvoorbeeld een vergoeding betalen voor de stroom, de verwarming, het meubilair, de internetverbinding en de koffie?'

Alexandra Meeuwisse: 'Het gaat ook over het voeren van gesprekken met elkaar over wat gezond werken betekent. Overdag een uurtje wandelen: mag dat? Mensen moeten de vrijheid krijgen en durven te pakken om hun werkdag in te delen conform hun eigen wensen; natuurlijk wel aansluitend bij wat de klant, samenwerkingspartners en collega's van hen vragen. Die zijn immers ook anders gaan werken.'

Wat doet de nieuwe manier van werken met de cultuur binnen je organisatie?

Alexandra Meeuwisse: 'De cultuur in een organisatie wordt anders. Doordat mensen van de ene op de andere dag gedwongen zijn om praktisch al hun werkzaamheden vanuit huis te doen, voelt men zich soms verloren en mist men de binding met de organisatie. De vanzelfsprekende cultuur die er was, is er niet meer. Gaandeweg zal een nieuwe cultuur ontstaan met andere regels en afspraken. We helpen organisaties met het opnieuw definiëren van de spelregels en soms ook om individuele medewerkers te leren omgaan met die nieuwe afspraken en de technische hulpmiddelen. Maar het zich verloren voelen is meer dan alleen de middelen en het niet meer naar kantoor kunnen. Dat gaat om gevoel. Mensen denken: 'ik werk eigenlijk voor een organisatie maar ik voel dat niet meer'. Wat is de binding en verbinding tussen mij en de organisatie? Op termijn heeft dat wel een effect op jouw gevoel van ‘bij een club horen’. Nu we de looproutes hebben geplakt en op elk bureau een fles desinfecterende gel hebben staan en dus in principe in staat zijn om - zij het beperkt - op kantoor te zijn, staan organisaties nu voor stap twee: hoe geven we het mentale stuk vorm? Dat is nu de belangrijkste opgave voor organisaties om te beantwoorden. Maar misschien moet dat maar gebeuren tijdens een fysieke vergadering.

Dit jaar zijn we jarig; 50 jaar jong! We delen graag onze kennis, ervaring en toekomstvisie met u over campusontwikkeling, financieren en beleggen, primair onderwijs, de toekomst van kantoren, zorgvastgoed bij HEVO, huisvesting voor speciaal onderwijs is echt speciaal, gemeentelijke huisvesting en accommodaties, Risicodragend Projectmanagement HEVO en het kantoor na corona: voor altijd veranderd.