Gamend leren

Spel benadrukt noodzaak samenwerken

De groene ondernemer Marieke Initiatief wil een recreatiecentrum starten waar je kunt wandelen, fietsen, kanoën, survivallen en overnachten. Ze heeft haar oog laten vallen op een locatie vlakbij bos en water, en oh ja, ze wil warmtekoudeopslag in de bodem. ‘Het uiteindelijke doel is dat er een vergunning verleend wordt binnen acht weken’, houdt Roland Willemsen de achttien deelnemers van Regionaal Platform Omgevingswet voor. Hier, in een vergaderzaal op de vierde verdieping van het Groningse kantoor van Waterschap Noorderzijlvest, is afscheid genomen van de ‘nee, tenzij’-mentaliteit en is het beloofde tijdperk van ‘ja, mits’ aangebroken. Althans, in ieder geval gedurende de twee uur dat het Simulatiespel Recreatiecentrum gespeeld gaat worden.

‘Ik heb het ooit in één nacht bedacht’, zegt Willemsen even daarvoor, als de eerste deelnemers van het platform binnendruppelen. Willemsen, werkzaam bij Hoogheemraadschap Stichtse Rijnlanden en projectleider voor het Project Interbestuurlijke Ketensamenwerking Omgevingswet, reist nu het land door om het rollensspel – ‘ervaringsgericht simulatiespel’ – bij overheden te spelen. ‘Kaarten geven aan wat de spelers moeten doen, maar hóe ze dat doen, mogen ze zelf weten.

De nadruk ligt op bestuurlijke werkprocessen en relaties en niet op inhoud.’ Dat heeft als voordeel, zo legt hij uit, dat elke speler elke rol kan vervullen en je niet verzandt in inhoudelijke discussies over de vraag of een bepaalde activiteit wettelijk is toegestaan.

Drie minuten
Als de achttien deelnemers (waaronder gemeenten, veiligheidsregio, waterschap, provincie, Rijkswaterstaat) zijn verdeeld over zeven groepjes en ieder zijn rol kent, legt ‘Marieke Initiatief’ (ook een rol) haar vergunningaanvraag in het Digitaal Systeem Omgevingswet (een kaart met daarop ‘DSO’) en start de klok. Om het werkbaar te maken, verstrijkt een week in het spel in werkelijkheid in drie minuten. ‘Het blijkt in de praktijk dat mensen op die manier druk voelen zonder dat ze gek worden’, licht Willemsen toe.

De aanvraag wordt door een van de drie ‘gemeenteambtenaren’ meegenomen naar hun tijdelijk kantoor, in casu een tafel in de hoek van de vergaderzaal. Daar borrelen al snel vragen op die een antwoord behoeven, voordat ze een vergunning kunnen verlenen: werkt de provincie mee aan een bestemmingsplanwijziging en de vereiste aansluiting op een provinciale weg? En de omgevingsdienst moet een integrale toets voor veiligheid en milieu doen. Terwijl ze overleggen en vragen opschrijven op hun e-mailformulieren – gemakshalve gaan e-mails per handgeschreven briefje – droppen waterschap en provincie, waar ook een aanvraag is beland, hun e-mailvragen op de gemeentetafel.

Een paar tellen later komt de omgevingsdienst op bezoek: ‘Klop, klop’, zegt de speler. ‘Ik heb van jullie de vraag gekregen om een integrale toets te doen, maar waar is de aanvraag?’ Binnen de kortste keren zijn alle bestuurspartners druk in de weer, vooral om met goedbedoelde adviezen een voet tussen de deur te krijgen bij de vergunningverlener. In de zaal zoemt het van gespannen bedrijvigheid. Willemsen kijkt gedurende het hele spel geamuseerd toe hoe de spelers, soms met een vleugje wanhoop, apathie of frustratie, proberen hun eigen rol goed uit te voeren. ‘We hebben gemerkt dat we mensen meer in de actiestand krijgen, dat het meer beklijft, als je het ervaart.’

Zeven weken
Als er vier weken zijn verstreken, oftewel 4 x 3 minuten = 12 minuten, volgt een timeout en roept Willemsen iedereen bij elkaar rond een flip-over (zo’n overmaats schrijfblok op pootjes). Hij wil weten wat de deelnemers is opgevallen rond de interbestuurlijke samenwerking. Daar gaat het immers om vandaag. ‘ Er komt van heel veel plekken informatie’, zegt de een.

‘Je gaat dingen aannemen’, stelt een ander. ‘En dat is gevaarlijk.’ ‘ Ik weet nog steeds niet wat het plan behelst’, laat een derde weten. ‘ De belanghebbenden worden helemaal niet op de hoogte gehouden’, constateert de speler die de rol van belanghebbende speelt. ‘Oeh’, reageert Willemsen haast handenwrijvend, ‘en die kunnen best lastig worden.’ Dan mogen alle zeven groepjes op de flipover een smiley tekenen die symboliseert hoe ze de samenwerking tot nu toe beoordelen. Willemsen kijkt grinnikend toe hoe een reeks van sippe smileys verschijnt met een enkel neutraal kijkende smiley ertussen.

Als het spel is hervat, ontvangt de provincie per mail antwoord van het waterschap: ‘Ja, water is geschikt als zwemwater.’ Want zo werkt het vandaag. Wil de omgevingsvergunning verleend worden, dan moeten alle seinen op groen. En zelfs dan blijkt het lastig om de vergunningverlening voor elkaar te boksen. Terwijl de groepjes geanimeerd aan de slag zijn, roept Alfred Somsen boven het geroezemoes uit dat de ontwerpvergunning vanaf nu ter inzage ligt. Somsen, in het dagelijks leven kwartiermaker Omgevingswet bij Veiligheidsregio Groningen en tevens voorzitter van het Regionaal Platform Omgevingswet, speelt vandaag de rol van gemeentelijk casemanager.

Zeven weken zijn er inmiddels verstreken, zegt de klok. Zo lukt het niet de vergunning binnen de wettelijke termijn van acht weken te verlenen. ‘Er zijn zoveel dingen waar je aan moet denken. En dan ook nog in de goede volgorde’, klinkt het bij de gemeente. ‘We hebben een zienswijze van de belanghebbende’, constateert de gemeentelijk casemanager. ‘Hebben we voldoende munitie om die onderuit te schoffelen?’

Twaalf weken
Time-out 2 breekt aan. ‘Ik ben langs geweest om hulp aan te bieden, maar ze zijn zó druk bezig dat ze me niet eens zien staan. Dus ik liep maar weer weg’, meldt de ProRail-ambtenaar, die toelicht dat er een weg over het spoor moet komen en er gevaarlijke stoffen over het spoor gaan en dat de vergunning alleen onder voorwaarden kan worden verleend. ‘Wat vinden jullie van het participatieproces?’, informeert Willemsen bij de belanghebbenden. Die schudden unisono het hoofd van nee. ‘Niet’, zo vat eentje het participatieproces samen. Het roept in de groep de vraag op wie de handschoen van participatie moet oppakken: gemeente of initiatiefnemer? Willemsen: ‘De initiatiefnemer, maar de gemeente moet zorgen dat het gebeurt.’ Dat die participatie vormvrij is, maakt het voor de aanwezigen ongrijpbaar: hoe moet je het dan in de praktijk regelen?

En dan vertelt de klok dat het week 12 is. Een paar tellen later leest Somsen hardop voor dat de gemeente de vergunning verleent onder voorwaarden die natuur, water en bodem beschermen. Waarna ProRail, de veiligheidsregio en de GGD prompt gaan steigeren. Voorwaarden om de veiligheid rond het spoor te waarborgen, om de risico’s die grote groepen mensen met zich mee brengen te reduceren en die ingaan op risico’s van een nabijgelegen geitenhouderij ontbreken. ‘Oh, ik ziet het al, die heeft mijn collega van vergunningverlening op de achterkant geschreven’, zo grapt Somsen zich een uitweg uit de gebrekkige vergunning. Er klinkt een lachsalvo: onder hoge druk werken lukt alleen maar als er genoeg te lachen valt.

‘Casemanager is een hell of a job, dat moet je nooit willen zijn’, oordeelt Somsen bij de evaluatie. ‘Je loopt je het apelazarus en krijgt alle shit over je heen.’ Als het spel íets heeft duidelijk gemaakt, dan is het wel dat de verschillende bestuurspartners veel moeite hebben op het juiste moment de juiste informatie en adviezen uit te wisselen. Somsen: ‘Ik had absoluut niet het gevoel dat ik in regie was.’ Even later bedankt hij Willemsen lachend ‘voor deze pijnlijke ervaring’, die hij wel beloond heeft met een (lachende) smiley. ‘Ik zag gebeuren wat altijd gebeurt: ze zeggen dat ze moeten samenwerken, maar het gebeurt niet’, schetst Willemsen achteraf. ‘In de ambtelijke wereld is het niet gebruikelijk dat iemand opstaat en zegt: ik ga het eens even regelen.’ Regelt het bestuursorgaan waar de aanvraag binnenkomt het dan niet? ‘Dat zou je denken, maar die rol wordt van nature niet opgepakt. Je moet dan echt regie gaan voeren.’

Willemsen zou best als regionaal regisseur, ‘als een soort mentor’, bestuursorganen willen helpen bij hun regierol. Maar voorlopig roept het spel nog. Tot het eind van dit jaar heeft hij al dertig reserveringen. Zijn plan is collega’s op te leiden die ook het spel gaan spelen. Tot nu toe heeft hij 600 spelers bereikt, dat moeten er grofweg tien keer zo veel worden. Als van elke overheidsorganisatie zo’n vijftien mensen het spel hebben gespeeld, is er naar zijn mening voldoende voedingsbodem voor verandering. 

Gamen gaat boven ‘dikke nota’s’
Herman Beerda, dagelijks bestuurslid van Waterschap Noorderzijlvest, kijkt de laatste minuten van het spel in stilte toe hoe de spelers worstelen om de vergunningverlening op tijd voor elkaar te boksen. ‘Serious gaming is fantastisch om dit soort dingen te leren. Ik heb liever dat ze het zo doen en het ervaren dan dat we dikke nota’s produceren’, zegt hij. ‘Het bestuur kan veel vinden, maar de mensen moeten het doen. Het heeft veel te maken met houding. Dat niet iedereen zijn eigen dingetje kan doen.’

Tijdens het spel is goed te zien dat de informatie-uitwisseling niet goed werkt. Beerda: ‘De enige manier om daar uit te komen is dat je in gesprek komt en in gesprek blijft en dat helder is wat ieders rol is. Dat heeft te maken met keuzes. Zeg je als waterschap bijvoorbeeld: “Ik wil bij elk gemeentelijk project waar water aan te pas komen meedraaien”, of leun je achterover en wacht je op wat er op je afkomt? Wij hebben hier toch een beetje voor het eerste gekozen.’

Dus je moet van tevoren je bestuurspartners laten weten hoe je erin staat? ‘Daar zijn we mee bezig. En het kan niet zo zijn dat het ene waterschap terughoudend is en het ander actief. Want er zijn gemeenten die te maken hebben met twee waterschappen. Je ziet nu eindelijk dat dit begint te leven. Dat moet ook wel, want we hebben niet zoveel tijd meer.’ Beerda wil het spel zeker nog een keer laten spelen bij het waterschap, maar dan met bestuurspartners uit Drenthe. Het werkgebied van Noorderzijlvest is namelijk uitgesmeerd over Groningen, Drenthe en ook nog een toefje Friesland.