Tijd voor professionaliseringsslag digitaal projectmanagement

Organisaties moeten efficiënt omgaan met de energie en middelen die zij hebben, zo ook organisaties binnen de publieke sector. Focus aanbrengen in de projecten die belangrijk zijn voor een organisatie, afgestemd op de gezamenlijke ambities. Zeker in een tijd waarin op afstand werken letterlijk en figuurlijk - gezien de huidige coronacrisis - noodzakelijk is. Dat leidt tot verschillende vragen die centraal staan bij projectmatig werken. Op welke manier kunnen multidisciplinaire teams ondersteund worden om in wisselende samenstellingen op fysieke afstand van elkaar samen te werken? En hoe kan dat op een eenvoudige, digitale en gebruikersvriendelijke manier gebeuren, waarbij te bereiken (project-)doelen zichtbaar worden en resultaten gevolgd worden? Hoe houdt de organisatie overzicht in de vele opgaven, projecten en (deel-) opdrachten, de voortgang ervan en het inzicht in de individuele workloads?

Kortom, zeker in tijden waar digitaal werken steeds vaker centraler staat is sterk (digitaal) projectmanagement belangrijker dan ooit.

Projectmanagement op afstand; tijd voor en professionaliseringsslag

Bijna elke organisatie heeft inmiddels (noodgedwongen) ervaring opgedaan met digitaal en op afstand werken. We kunnen wel stellen dat de digitale omgeving staat. Tijd voor de volgende fase; het professionaliseren van samenwerken op afstand, met name het professionaliseren van projectmanagement. 

Om deze professionaliseringsslag daadwerkelijk te maken zijn instrumenten beschikbaar die projectmatig werken (op afstand) optimaal ondersteunen. Ze werken op basis van agile principes en kennen een duidelijke structuur. Dit maakt het mogelijk om signalen snel, gestructureerd én gecoördineerd op te volgen, prioriteiten te stellen en werk te verdelen. Het betekent ook dat met minder vergadertijd sneller én betere resultaten worden geboekt. Gebruikers zijn enthousiast over deze manier van werken en het gemak en de  gebruikersvriendelijkheid van de instrumenten.

Hoe het werkt

Teams werken aan gezamenlijke doelen in één gemeenschappelijk digitaal overzicht. Deze teams hebben regelmatig overleg en werken met een vaste agenda. Het einddoel  wordt in duidelijke en overzichtelijke subdoelen opgedeeld die een begin- en einddatum kennen. Tijdens zogenoemde verbindingsdagen wordt een lopende periode afgesloten en een nieuwe periode gestart. Met deze manier van werken kunnen duidelijke en concrete resultaten worden behaald.

Instrumenten

De instrumenten bestaan uit een combinatie van bekende ondersteuning zoals Microsoft teams en door een specifiek voor projectmanagement ontwikkelde webapplicatie en mobiele app. De app en webapplicatie werken als een blokkendoos. Organisaties kunnen zelf kiezen welke functies ze willen gebruiken voor bijvoorbeeld het bedrijf, netwerkorganisatie of participatieproject. Alles in de eigen taal, huisstijl en optioneel geïntegreerd met andere systemen. Organisaties bouwen zo hun eigen samenwerkingsplatform.

Onderstaand lichten we de diverse functies uit:

Projecten: Gebruikers hebben toegang tot een voor hen interessante community of specifiek project. Daarnaast is het ook mogelijk om deel te nemen en/of inzicht te hebben over meerdere projecten. Zo kan men op elk moment realtime inzicht krijgen in de meest recente status van een project.

Ideeën: In de juiste fase van het project kunnen op eenvoudige manier ideeën worden ingestuurd. Ook kan deze functie gebruikt worden om andersoortige signalen zoals problemen of hulpvragen te verzamelen.

Enquêtes: Vanuit de app versturen van een praktische enquête of deelnemers laten stemmen op bijvoorbeeld op ideeën of scenario’s. Dit kan zowel op afstand als tijdens bijeenkomsten.

Opgavegericht samenwerken: Overleg met het multidisciplinaire team vanuit een scherm met drie cirkels via agile principes: Ambitie, Resultaten en Acties in beeld.

Wie is wie: Wie heeft welke rol in het project. Introduceren van  teamleden en verantwoordelijken. Vinden van  mensen met dezelfde interesses of met de juiste kennis.

Participatie dashboard: Wie logt er in? Wie draagt er actief bij aan het project, bijvoorbeeld vanuit welke regio, leeftijdscategorie, beroepsgroep? Inzicht in de voortgang van verschillende projecten.

Resultaten: Informeren van deelnemers over (tussentijdse) opbrengsten van het project. Ook bij belangrijke momenten in het project kunnen er notificaties verstuurd worden.

Meer informatie?

Digitaal en op afstand werken kent vele voordelen. Wij verwachten dan ook dat deze ontwikkeling blijvend is en komende jaren intensiveert. Het is daarom van belang deze professionaliseringsslag niet op de lange baan te schuiven maar hier tijdig mee te starten. Wij helpen u graag. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met een van onze adviseurs.

Frank van der Lee, Partner Advisory, BDO Publieke Sector

Anton Revenboer, Partner BDO Advisory - branchegroep Lokale overheid

Marc Dorst, MSc, Adviseur Publieke Sector