Wie heeft de sleutel tot een duurzame en transparante overheid?

En je kunt het niet af doen door alleen te zeggen: “Wel, ik ben bezorgd om ‘People, Planet en Profit’ en ik weeg de gevolgen af van mijn handelen”. En voor organisaties is het nog complexer. Om zichtbaar te maken dat een organisatie deze uitspraak gestand doet, is een heel verantwoordingscircus in het leven geroepen. Als organisatie maak je dan zoveel mogelijk zichtbaar: je vertelt wat je duurzaamheidprincipes zijn, wat je wilt bereiken, wat je hebt gedaan en je laat het controleren. Kortom, als je wilt overtuigen, zorg je voor transparantie en controleerbaarheid. In de vorm van een weerslag (via rapportages, website of anders) wordt dat zichtbaar, haast tastbaar gemaakt. Duurzaamheid en transparantie gaan dus hand in hand.

Aan de hand van duurzaamheidrapportages heeft Deloitte bijvoorbeeld de verantwoording van duurzaamheid door de overheid onderzocht en ziet veel mogelijkheden tot verbetering. Het aardige is dat in hun onderzoek logischerwijs gebruik is gemaakt van rapportages over zaken die achteraf zijn gebeurd. Je kan niet vooraf rapporteren. Maar kan dat toch niet anders? Moet verantwoording echt zoveel later achteraf gebeuren? En waarom zijn de details niet zichtbaar? Soms moet zelfs via een ‘Wet Openbaar Bestuur’-aanvraag het handelen zichtbaar worden gemaakt. De stakeholders, zoals wij burgers, kunnen zeer gediend zijn als met meer detail sneller zichtbaar wordt waar de overheid mee bezig is.

Als we er voor kiezen om de burger vollediger, beter en vroegtijdig te informeren: wat is er dan nodig? Het belangrijkste is dat er kennis van de overheid haar handelen kan worden genomen. Dat vergt dat de informatie beschikbaar (dus openbaar en toegankelijk), bereikbaar (er is toegang, deze is vindbaar en betaalbaar), begrijpelijk is (naar vorm en inhoud) en in haar context wordt geplaatst (zie: Erna Scholtes). Dit betekent dat de overheid bij haar handelen aan deze vereisten moet gaan voldoen. Wat ook consequenties heeft voor de processen van de overheid. Als de overheid haar processen ontwerpt, moeten de begrippen transparantie en duurzaamheid mee worden genomen (zie bijvoorbeeld deze rapportage over hoe het in Europa met de internetdienstverlening door de overheid is gesteld).

Bij wie kunnen we dan zoal terecht om dit mogelijk te maken? Eigenlijk is het simpel: ga naar de documentaire duurzaamheidexperts bij uitstek van de overheid: de medewerker Documentaire Informatie (DI). Medewerkers DI zijn bij uitstek de specialisten. Zij passen de archiefwet toe. Zij zorgen voor ontsluiting, zij weten hoe je het beste informatie kan ordenen.  Zij kunnen nu over de beste middelen beschikken om dit mogelijk te maken. Documenten kunnen zij sneller en beter beschikbaar stellen omdat online/realtime archivering/bewaring mogelijk is. Zij zijn mede in staat een duurzame en daarmee transparante overheid te realiseren. De DI’er heeft een van de sleutels tot een duurzame transparante overheid.