Siemens stelt zich kandidaat voor P-Direct

Siemens Business Solutions heeft de complete Oostenrijkse rijksoverheid overgezet op standaard SAP HR, inclusief de zelfdebediendingsfunctie voor ambtenaren en hun chefs. SBS is dan ook de geschikte partij om P-Direkt alsnog van de grond te krijgen, meent SBS-topman Max Remerie.

Het Rijk wil na het stranden van de eerste poging om een shared-servicecenter voor personeelsregistratie en salarisadministratie (P-Direkt) te realiseren een nieuwe poging wagen om de generieke HRM-taken van de departementen te centraliseren, zo liet minister Pechtold de Tweede Kamer weten. Hoe dat vorm moet krijgen, zal een dezer dagen blijken als hij het Masterplan naar de Kamer stuurt. Er zal in ieder geval een Europese aanbesteding volgen, verwacht Max Remerie. Siemens Business Services (SBS) stelt zich nadrukkelijk kandidaat. “De situatie in Oostenrijk en die hier zijn verregaand vergelijkbaar. Er waren verschillende verouderde HR-systemen in gebruik bij departementen en de salarisverwerking gebeurde met een dertig jaar oud payroll-systeem, vergelijkbaar met IPA hier. De schaal daar is met 150.000 ambtenaren en 90.000 gepensioneerde ambtenaren iets groter.”

Hoofdaannemer

Siemens werkte als ‘hoofdaannemer’ in Oostenrijk in een tachtigkoppig projectteam onder andere samen met het Bundes Rechen Zentrum, SAP en IBM. De verantwoordelijkheid aan de overheidskant lag bij het ministerie van Financiën en het ‘Bundeskanzleramt’, zeg maar Algemene Zaken. Begin 2002 werd begonnen met het analiseren van de processen in de HR-ketens en het vaststellen van standaarden. Daarna volgde twee jaar van herontwerp, ontwikkeling, testen en implementatie. Ruim een jaar geleden gingen de voortrekkers, enkele departementen, het parlement en het Hoge Gerechtshof ‘live’. Inmiddels zijn ook de andere departementen aangesloten. De Oostenrijkse overheid verwacht voortaan 20 procent op de P&O-kosten te besparen.

“Het is de enige shared services HR-organisatie in Europa die werkelijk live is bij een centrale overheid. Bovendien hebben we als Siemens zelf ook een dergelijke organisatie in gebruik: voor 170.000 werknemers en 180.000 gepensioneerde werknemers. Er zijn wel degelijk overeenkomsten in de structuur van de organisaties. Bij het Rijk gaat het om twaalf departementen, bij Siemens om een tiental divisies. Kleine koninkrijkjes.”

Lessen

Een van de lessen die volgens een intern onderzoek van Binnenlandse Zaken geleerd is van het P-Direkt vervolgverhaal is dat het Rijk zich niet als ‘concern’ laat aansturen. Volgens Remerie was dat in Oostenrijk niet anders. “Om een dergelijk departementoverstijgend project te laten slagen moet je dus één instantie de bevoegdheid geven om over die departementen heen beslissingen te nemen. Dat zou een nieuw op te richten organisatie of een groep vanuit een bestaande club als ICTU of DTO kunnen zijn. Het moet in ieder geval een zo klein mogelijke, neutrale club zijn waarin alle departementen vertegenwoordigd zijn met praktijkmensen, de gebruikers. Zonder een dergelijke organisatie, of een bestuur of hoe je het ook noemt, kun je dit niet realiseren. Die moet dan gekoppeld worden aan de projectorganisatie. Daar heeft de industrie over het algemeen wat meer ervaring mee. Siemens doet dat in Nederland bijvoorbeeld met de HSL. Die organisatie moet een stuk regie in handen krijgen, niet alleen over de infrastructuur maar juist ook over zaken als change management. Wij hebben ervaring met grote projecten in de markt, maar ook de specifieke ‘lessons learned’ uit Oostenrijk.”

De ambitie van SBS past in de nieuwe koers die Siemens twee jaar geleden is ingeslagen, aldus Remerie. “We gaan terug naar de globale portfolio: niet alles zelf uitvinden in de verschillende landen. We moeten profiteren van het hergebruiken van oplossingen en referenties. We kijken in Nederland nadrukkelijk naar een aantal strategische thema’s die we willen ontwikkelen. Business-procesoutsourcing op gebied van HR is er een van. Als je kijkt naar payroll en de benodigde infrastructuur dan is volume, de kritische massa van het aantal transacties, belangrijk. Dan kun je achter middelgrote bedrijven als potentiële klanten aanjagen, maar dan heb je er bij wijze van spreken vijftig nodig om schaalvoordeel te realiseren. De schaal van de centrale overheid is groot genoeg.”

Schaalvoordeel

Schaalvoordeel valt ook te behalen door een deel van de verwerkingen bij de Siemens organisaties in Duitsland bijvoorbeeld Oostenrijk uit te voeren.

“Voorwaarde is natuurlijk dat de klant daarmee akkoord gaat. Zeker het technisch hosten en het gecompliceerd functioneel onderhoud zou vanuit die landen kunnen gebeuren. Dan benut je de synergie. Iets dergelijks doen we met het eigen ERP-beheer. Het applicatie-management en het functioneel beheer van de SAP-omgeving in acht landenvestigingen van Siemens doen we hier in Den Haag. Het technisch beheer doen we vanuit Duitsland. Verschillende klanten zijn mee gegaan naar Duitsland. Maar dat gebeurt natuurlijk pas na overleg. Ik kan me voorstellen dat de overheid zegt: ‘dat moet in Nederland blijven’. Dat kan; we hebben hier ook een rekencentrum.” (Peter Lievense)