Ouwe meuk zit jeugdzorg dwars

De Bureaus Jeugdzorg willen met een broodnodig nieuw informatiesysteem ‘gezinsgericht werken’ invoeren. Hoe pak je dat aan met de komende decentralisatie van de jeugdzorg? Bureaus en  gemeenten werken al samen. Nu de provincies nog.

ICT-systemen verouderen, daar lopen de Bureaus Jeugdzorg al een tijdje tegenaan. Hun primaire systemen IJ (Informatie Jeugdzorg) en KITS (voor meldingen kindermishandeling) zijn aan vervanging toe. Het onderhoud wordt steeds duurder en voor KITS is er zelfs nog maar één man in Zweden die echt weet hoe het systeem in elkaar steekt. Nog belangrijker is dat de systemen de professionals nu een zware administratielast opleveren. En ze staan het opkomende ‘gezinsgericht werken’ en de nodige ontkokering in de weg.

‘Ouwe meuk’, noemt Erik Gerritsen de systemen. Als bestuursvoorzitter van het Bureau Jeugdzorg Agglomeratie Amsterdam (BJAA) is hij één van de voortrekkers van de vernieuwing van de systemen. ‘IJ is vooral  gemaakt vanuit verantwoordings­eisen en totaal niet gebruiksvriendelijk.’ Daar komt nog eens bij dat de zeventien Bureaus Jeugdzorg hun IJ- en KITS-systemen elk op hun eigen manier hebben aangepast.

Gezinsmanager Rogier Fokke van BJAA noemt het huidige IJ ‘een draak van een systeem’, dat te veel kindgericht is en uitgaat van functiescheidingen. ‘We hebben vorig jaar 52 afgeronde dossiers nog eens van A tot Z doorgenomen. Dat was schrikken. Er werd ongelooflijk hard gewerkt, maar de klant merkte daar weinig van.’ Kinderen werden vaak van de ene naar de andere afdeling overgedragen. En ondertussen zitten de behandelaars veelal achter het beeldscherm. ‘Als ik een verwijzing maak voor een gezin met vier kinderen, moet ik in het oude IJ-systeem hetzelfde proces vier keer doorlopen en de informatie knippen en plakken van het ene kind naar het andere.’ Een verzoek tot ondertoezichts­telling voor zo’n gezin vergt gauw een dag werk, terwijl je die tijd liever bij het gezin doorbrengt, stelt Fokke.

Vernieuwing
Tijd voor vernieuwing dus. Daarom bereiden de BJZ’s  een aanbesteding voor van een vervangend systeem. Bij BJAA draait inmiddels een provisorisch stuk software – als ‘schil’ om het oude IJ – dat grotendeels laat zien hoe het moet worden. Gerritsen is trots op de manier waarop daarbij om bekende ICT-valkuilen wordt
gemanoeuvreerd. ‘Niet de bestaande ellende slimmer automatiseren, maar de bestaande ellende slimmer maken en daarná automatiseren.’

Informatiemanager Philippe Bressers zegt dat hij veel ‘op zijn handen moest zitten’ tijdens dat proces. ‘Wij hebben de klant centraal gesteld en als ICT’ers eigenlijk alleen maar geacteerd op het moment dat er een heel concrete vraag was. In kleine stapjes hebben we steeds mogelijkheden toegevoegd waar direct behoefte aan was.’ Intussen blijft het oude IJ-systeem operationeel; dat systeem is ook gekoppeld met de GBA en de zorgaanbieders. Bressers: ‘We hebben een slimme snelweg gemaakt tussen gezinsgericht en cliëntgericht werken.’

‘Generiek Gezinsgericht Werken’ is binnen BJAA nu mogelijk met het nieuwe ‘keukentafelsysteem’ dat gezinnen als geheel benadert en niet als losse individuen beschouwt. Dat leidt voor gezinsmanagers als Rogier Fokke tot forse verbeteringen. De informatie in de vorm van gezinsrapportages is actueler en er hoeft niet meer ‘geknipt en geplakt’ te worden. ‘Een officieel verzoek tot onderzoek door de Raad voor de Kinder­bescherming kost mij nu nog maar een half uur.’ Er is dus meer tijd om aan de keukentafel door te brengen.

De geplande aanbesteding (kosten: enkele miljoenen) betekent het vinden van een ICT-dienstverlener die de provisorische schil bij BJAA kan omzetten in een robuust en toekomstvast systeem dat minder onderhoudskosten vergt dan IJ en KITS nu. Een nogal complicerende factor is dat begin 2015 het jeugdzorgtakenpakket van de provincies naar de gemeenten gaat. Gerritsen ziet die complicatie ook, al vindt hij die overheveling op zich een prima besluit. ‘Ik dacht als ex-gemeentesecretaris meteen: moet je wachten? Nou nee, want dan hevelen we een failliete boedel over. Maar als je vanwege de urgentie doorpakt, hoe betrek je dan de gemeenten erbij die er nu nog niet over gaan? En dat zijn er ook nog eens 415.’

Voortvarendheid
De provincies zijn niet blij met dergelijke voortvarendheid. ‘Wat de provincies en stadsregio’s betreft is het ongewenst dat de Bureaus Jeugdzorg met de overdracht aan de gemeenten voor de deur, denken aan de ontwikkeling van een nieuw ICT-systeem’, stelt Marc Witteman, gedeputeerde in Flevoland en lid van het IPO-bestuur. ‘Het kan dus niet zo zijn dat deze investeringen nog ten laste komen van provincies en stadsregio’s, als huidige opdrachtgevers.’ Gerritsen betreurt dat: ‘De logica dwingt ons te acteren, niets doen kost ook veel geld.’

Witteman zegt dat de bureaus Jeugdzorg er verstandig aan zouden doen over dit onderwerp eerst contact te zoeken met de gemeenten als toekomstige opdrachtgevers. De VNG denkt daar inmiddels over na. Hans Versteeg, beleidsmedewerker van de VNG en verantwoordelijk voor de informatiekundige vraagstukken rond de decentralisaties, ziet de transitie van de jeugdzorg zelf niet als het spannendste deel. ‘Maar in de bijbehorende transformatie valt veel winst te behalen.’ En die winst is nodig. De transitie gaat immers gepaard met een geplande bezuiniging van 450 miljoen euro.

Volgens Versteeg moet niet langer worden uitgegaan van indicatieprotocollen, zoals de jeugdzorg nu doet, maar van gelijkwaardigheid van overheid en burger. ‘Daar hoort een andere informatievoorziening bij. Niet een systeem dat gericht is op het tevreden stellen van instanties. Daarom is de verandering belangrijk. Wat bij de bureaus gebeurt, helpt ons die transformatie te maken.’

Maar gemeenten kijken wel vanuit een breder perspectief dan de zwaardere gevallen die bij de BJZ’s terecht komen. Voor gemeenten gaat het aan de keukentafel ook over lichtere gevallen, werk en inkomen, alcoholmisbruik, schuldenproblematiek of WMO-ondersteuning. Dat geheel moet worden ondersteund. Versteeg: ‘Dus het nieuwe systeem voor jeugdzorg is wel belangrijk, maar er moet vanuit de gemeenten nog wel een paraplu overheen.’

Keukentafelidee
VNG en KING gaan met een tiental gemeenten kijken hoe het keuken­tafelidee informatiekundig kan func­tioneren, vanuit een handvol casussen, onder andere met de gemeente Amsterdam en BJAA. Versteeg: ‘En dat geven we ofwel als bestek aan gemeenten mee om een leverancier bij te zoeken, of we gaan het gemeenschappelijk aanbesteden en dan zullen we ook naar de systemen van de Bureaus Jeugdzorg kijken. Waar je nu al samen over moet nadenken, zijn de communicatiestandaarden en de manier van werken.’

Gerritsen denkt dat het door de BJZ’s aanbestede systeem binnen die paraplu te gebruiken is, zonder extra aanbestedingsperikelen. ‘We willen het zo veel mogelijk open source maken, dan heb je minder problemen als gemeenten het hergebruiken.’ Gerritsen en Versteeg waarschuwen  de gerealiseerde administratieve lastenverlichting niet meteen als besparing in te boeken. Gerritsen: ‘Als de klik er eenmaal is met zo’n gezin, dan ben je effectief. Dan gaan ze meewerken aan de hulp en wordt die niet duurder dan nodig. Daar zitten de grote ­besparingen.’