Ambtelijke inzet transparantie verbetert

De houding van ambtenaren wat betreft het transparant en betrouwbaar omgaan met overheidsinformatie gaat de goede kant op. Meer ambtenaren dan voorheen geven in een enquête van ICTU aan dat zij hun werkwijze veranderd hebben.

Het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding werd opgetuigd om de overheid meer open, transparant en betrouwbaar te maken. Om dat te bereiken moeten ambtenaren hun houding en bewustzijn gaan aanpassen. In een vierde onderzoek onder meer dan duizend rijksambtenaren over dit thema, uitgevoerd door Rijks IT-dienstverlener ICTU, geven meer ambtenaren dan voorheen aan dit te doen. 

Werkwijze verbeterd

Uit de resultaten wordt volgens ICTU in vergelijking met een jaar eerder duidelijk dat meer ambtenaren hun werkwijze voor het bewaren van overheidsinformatie (deels) hebben gewijzigd. Ook letten meer ambtenaren erop dat collega’s hun werk kunnen terugvinden en dat overheidsinformatie nu vaker openbaar wordt gemaakt voor mensen buiten de Rijksoverheid.

Op basis van de eerdere onderzoeken van ICTU is volgens ICTU ‘een stijgende lijn’ te zien. De ambtenaren vinden dat rijksambtenaren overheidsinformatie goed op horen te slaan (97%) en dat het goed bewaren van overheidsinformatie een onderdeel van het werk (98%).

Werk makkelijker maken

“Op twee gebieden was een kleine stijging te zien: meer medewerkers vinden dat goed bewaren van overheidsinformatie het werk gemakkelijker maakt en denken na over wat er zou gebeuren als overheidsinformatie zoekraakt”, zo schrijft ICTU.

Toch is er ook nog genoeg winst te behalen. De noodzaak van het goed opslaan van documenten lijkt volgens ICTU nu wel bekend en er wordt ook naar gehandeld: 83% van de medewerkers slaat documenten op onder een naam die ook voor andere collega’s duidelijk is en 77% gebruikt voor de documentnaam een bepaalde logica of systematiek.

Lang zoeken naar overheidsinformatie

Maar dat betekent niet per se dat hun collega’s daar profijt van hebben. “40% kan de informatie van zijn of haar collega’s makkelijk terugvinden en 43% vindt dat collega’s overheidsinformatie goed opslaan”, schrijven de onderzoekers. Drie op de vijf ambtenaren geven aan gemiddeld langer dan een kwartier per dag te zoeken naar overheidsinformatie, van collega’s, de organisatie of zichzelf.

ICTU schrijft verder dat er nog winst te behalen is door kennis van ambtenaren te vergroten. Op dit moment weet slechts iets meer dan de helft welke informatie verwijderd kan worden en wat bewaard moet blijven en waar in organisatie meer informatie te vinden is over het omgaan met overheidsinformatie. Uit de resultaten wordt ook duidelijk dat het merendeel van de ambtenaren zich graag verder wil verbeteren.