Hoe mystiek mag Common Ground zijn?

Common Ground moet zorgen voor de hoog nodige transformatie van de gemeentelijke ict-infrastructuur. Adviesbureau PBLQ mist echter een visie en concrete afspraken. Kritiek die lang niet door iedereen gedeeld wordt. Waar moet wel en waar moet niet worden ingegrepen?

Wie orde moet scheppen in chaos, wil duidelijkheid. Dus toen adviesbureau PBLQ in een advies Common Ground – dat orde moet scheppen in de chaos van de gemeentelijke ict-infrastructuur – beschreef als een ‘mystieke visie’, was het duidelijk dat het adviesbureau problemen voorzag: er lijkt geen richting te zijn.

Het ontbreekt aan afspraken over de verwachtingen, realisatie en sturing, concludeerde PBLQ. ‘We adviseren om een stevige interventie te plegen om ervoor te zorgen dat Common Ground een levensvatbaar veranderprogramma kan zijn.’ Dit advies wordt niet enthousiast ontvangen. De angst overheerst dat, in de zoektocht naar meer bestuurlijke grip, de kern van Common Ground om zeep wordt geholpen.

‘De kern van Common Ground is dat het om het héle ecosysteem gaat’, zegt burgemeester Iris Meerts (PvdA) van Wijk bij Duurstede. ‘Maar ze zeggen in het rapport bijvoorbeeld niets over privacy, cybersecurity of archivering. We kijken doorgaans op een bestuurlijke manier naar processen die agile ingericht moeten worden. Common Ground gaat uit van een incrementele agile benadering: je maakt samen iets en bouwt daarop voort. Zo kun je naast elkaar werken en in drie weken iets oplossen. Het zou jammer zijn als wordt gekozen voor een besturing van bovenaf, want dan verstoor je dit proces.’

Transitie

Common Ground wordt in programmavorm voortgezet, laat de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) weten. Tijdens een meerdaagse bijeenkomst eind september zullen onder meer marktpartijen, uitvoeringsorganisaties, de VNG, de rijksoverheid en de Chief Information Officers (CIO’s) van het CIO-Beraad ‘uitzoeken hoe zij de transitie naar een moderne gemeentelijke informatievoorziening kunnen voortzetten’.

Daarna worden de vervolgstappen bepaald. Het advies lijkt te worden opgevolgd. ‘Ik vind dat het PBLQ-advies geen recht doen aan wat er allemaal is bereikt’, zegt Mathieu Rutten, CIO van ’s-Hertogenbosch en lid van het CIO-Beraad. ‘Als je ziet wat gemeenten en de VNG al hebben bereikt en de standaarden die al zijn opgeleverd. Is de opgave taai? Zeker. Zijn we er nog even mee bezig? Ook zeker. Maar het is onafwendbaar.’

Rutten: ‘Gemeenten zijn gewend om te werken met suites en totaaloplossingen, maar de afgelopen tijd blijkt het in de lucht houden van die totaaloplossingen steeds complexer en steeds duurder. In onze organisatie maken we bij ieder vraagstuk over informatievoorziening de afweging of we dat in samenwerking moeten aanpakken of in ons eentje. Steeds vaker besluiten we dat in samenwerking te doen, omdat het te veel voor ons alleen zou zijn.

Dat betekent dan een Common Ground-aanpak, waarbij ik wil benadrukken dat zo’n service-oriented aanpak niets nieuws is. Banken, bijvoorbeeld, maken er gebruik van voor de mechanismen achter de Tikkies – het bankwezen heeft hier afspraken over gemaakt en het werkt ongeacht welke bank. Met Common Ground volgen we slechts de rest van de wereld. Het is alleen even wennen voor gemeenten. En voor leveranciers.’

GRIP

Het advies van PBLQ had als doel om meer bestuurlijke grip te krijgen – de VNG vroeg het advies specifiek om die reden. Ontbrak die grip dan? Rutten: ‘Die vraag hebben wij onszelf ook gesteld: wie stuurt wat? Daarom steken we eind september de koppen bij elkaar, zowel de bestuurders als de uitvoering. Niet alle onderdelen zijn echter geschikt om aan te laten sturen door bestuurders – dat kun je dan beter over laten aan de CIO’s. Wij zijn inmiddels wel zo volwassen dat je ons aan de gang kunt laten.’

Maar het is uiteindelijk wel de bedoeling dat het hele gemeentelandschap werkt volgens de Common Ground-gedachte: bij de bron beschikbare elektronische gegevens (in de datalaag) die via tussenlagen snel gedeeld en gebruikt kunnen worden. Als de visie er is, maar de route en sturing om daar te komen ontbreken, blijft het bij leuke initiatieven. En dat is niet genoeg. ‘Dat is zo’, antwoordt Rutten, ‘vandaar dat het goed is dat we een vereniging hebben. Het maken van afspraken om die visie overeind te houden en om te sturen op concrete resultaten kan prima via die vereniging.’

‘Wij zijn niet negatief over het voorstel van sturing en programmering’, vertellen Wietse Bakker en Bram Klapwijk, die volgens de Common Ground-gedachte werken in een nieuw project voor het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU). ‘Waar wij ons met name zorgen om maken, is de inhoud. Common Ground bestaat uit vijf lagen en vier van die lagen zijn in het advies van PBLQ nergens te vinden. De oplossing die wordt geboden is: stort je volledig op de standaardisering. Eigenlijk is dat niet de laag waar het meeste enthousiasme over bestaat.’

Concreet

‘Dat gemeenten samen kunnen werken aan concrete oplossingen, roept het meeste enthousiasme op – denk aan de blauwe knop voor de schuldenproblematiek. Voor ons betekent Common Ground een mogelijkheid om ons probleem in een breed spectrum te bekijken.’ Bakker en Klapwijk werken voor het RAZU aan het moderniseren van het eDepot. De bestaande eDepots lopen tegen grenzen aan. Bij een pilot kwamen ze erachter dat de huidige systemen gericht zijn op documentgericht archiveren en niet op data. De huidige manier van werken is prima voor statische documenten, maar niet voor dynamische, en ze leggen het verschil uit aan de hand van zaakdossiers.

Ambtenaren gebruiken veel zaaksystemen, waar stapjes en keuzen een zaak een bepaalde oprichting opsturen. Zodra een zaak is afgesloten, kunnen ambtenaren in zo’n dynamisch dossier de zaak bekijken zoals die werd gecreëerd. Maar als zo’n dossier moet worden opgenomen in een eDepot, kan dat niet in de originele complexe vorm en bestaat het risico dat het wordt platgeslagen tot pdf. ‘Wij zeggen: zo’n zaak moet je in de originele vorm bewaren, maar dat kan met de eDepots op dit moment gewoon niet.’

Maar wat te kiezen voor de opslag? Pdf’s zijn eigenlijk niet handig en worden uitgefaseerd en ook Word-formats kunnen gedateerd raken. ‘Standaarden kunnen binnen Common Ground alsnog in de tijd veranderen. Als je de standaard én het origineel samen bewaart, heb je dat altijd nog om op terug te vallen. Een jaar of twintig geleden werden kranten heel fanatiek gekopieerd naar microfiches en die hebben we nog steeds, maar een microfichemachine is nu moeilijk te krijgen. Gelukkig hebben we de kranten nog. Zo is papier ook gestandaardiseerd. De mantra bij archivering is om informatie na honderd jaar nog steeds te kunnen interpreteren, en dat is met papier goed gelukt.’

‘Langetermijnopslag moet volgens archiving- by-design al vorm krijgen bij creatie. Sturing moet er zijn, maar wij gaan over dat stukje permanent bewaren. Common Ground in brede zin, dus het gehele pakket, en de open houding van de aanpak, bieden ons als archiefdienst de kans om mee te werken en de archivering in de kern goed te regelen.’

Eind september komen zowel bestuurders als uitvoerders bij elkaar om het programma vorm te geven. Natuurlijk worden de resulterende afspraken openbaar gemaakt, antwoordt CIO Rutten desgevraagd. Hij benadrukt dat Common Ground onafwendbaar is. ‘Het is flexibeler en veel voordeliger. En het is de normaalste zaak van de wereld.’