In 4 fases naar vernieuwing van de gemeentelijke ICT

Om te voldoen aan de hogere verwachtingen die burgers en bedrijven van gemeentelijke informatievoorziening hebben, is een combinatie van het Azure-platform en de Microsoft 365-werkplek een goed begin. Daarmee krijgen gemeentes de tools in handen om beter kennis en data uit te wisselen. Maar hoe kom je daar? Wij onderscheiden 4 fases.

Omdat de combinatie van Azure en de MS 365-werkplek vrijwel de hele informatiebehoefte van gemeentes afdekt, is deze combinatie bij uitstek geschikt om vernieuwing te faciliteren. Waarom dat zo is, daar vertelden we in ons vorige blog over. Nog even kort gezegd: alle kantoorapplicaties werken goed samen, het platform en de data erop vormen een geïntegreerd geheel en het platform is continu in ontwikkeling, met bijvoorbeeld nieuwe data-analysetools. Daarnaast ben je met deze combinatie goed voorbereid op de Common Ground. De VNG heeft bovendien al een algemeen MS 365-contract afgesloten waar gemeentes van mee kunnen profiteren.

Meer dan een keuze voor technologie

De keuze voor Azure en MS 365 is echter meer dan alleen een keuze voor technologie. Omdat de drempel voor aanschaf relatief laag is, zien we dat het vaak wel als een puur technische aangelegenheid gezien wordt. Maar de keuze gaat veel verder: het betekent dat je ICT-organisatie de stap maakt naar een regie-organisatie. Je besteedt immers je datacenter uit, waardoor het takenpakket van je ICT-organisatie verandert. Houd je daar geen rekening mee, dan loop je het risico dat je in de fase van de proof of concept (fase 2) al strandt. Medewerkers zien immers de aansluiting op hun huidige werkwijze niet of onvoldoende.

In 4 fases naar een nieuw soort organisatie

Onderken daarom dat je een outsourcingstraject ingaat, neem de betrokken ambtenaren goed mee en doorloop bewust de 4 fases die bij een outsourcingstraject horen:

Fase 1

In de eerste fase gaat een voorhoede experimenteren met de nieuwe technologie. Zorg dat deze voorhoede een dwarsdoorsnede van je ICT-organisatie is, zodat de deelnemers straks als ambassadeurs kunnen fungeren. Je inventariseert nu ook op welke vlakken nieuw beleid, processen en vaardigheden nodig zijn.

Fase 2

In de tweede fase zet je een proof of concept neer, waarmee een deel van je ICT-organisatie alvast gaat werken. Omdat MS 365 duizenden functionaliteiten heeft, kun je hiervoor gebruikmaken van onze standaardprofielen. Deze houden we up-to-date voor je en vormen een goede basis om op voort te bouwen. Verder zorgen de ambassadeurs in deze fase voor een breder bewustzijn van nut en noodzaak. In deze fase zie je ook of het nieuwe beleid, de aangepaste processen, andere vaardigheden en de nieuwe technologie goed (samen)werkt.

Fase 3

Wanneer aanpassingen in beleid en proces doorgevoerd zijn, de proof of concept geslaagd is en je ICT-organisatie achter de verandering staat, volgt het bouwen en doorvoeren van het nieuwe cloudplatform. Deze fase rond je af met de migratie.

Fase 4

Nu is de fase aangebroken waarin je het platform kunt gebruiken voor innovatie en vernieuwing van je dienstverlening. Je kunt je nu focussen op gemeentelijke vraagstukken, profiteert van de continue doorontwikkeling van het platform en van de selfservice functionaliteiten.

Nieuwe kansen

Met de keuze voor de combinatie van Azure en de MS 365-werkplek breekt voor ICT’ers bij gemeentes een nieuwe tijd aan. Van de focus op applicaties in de lucht houden, kunnen ze zich gaan focussen op nieuwe kansen voor samenwerking en manieren om de business te ondersteunen. Om bijvoorbeeld de klanttevredenheid te vergroten, data en kennis uit te wisselen en efficiënter dan ooit te voldoen aan wettelijke taken.