Kleine inkoopcombinaties scoren beter

ICT-inkoopcombinaties zoals GovUnited zullen moeilijk aan de verwachtingen kunnen voldoen omdat de deelnemersgroep te groot en divers is.

De gezamenlijke inkoop van ICT door gemeenten wordt bemoeilijkt door de heterogeniteit van de deelnemende gemeenten binnen de ICT-inkoopcombinaties, waardoor een homogene vraagbundeling veelal achterblijft. Daarnaast blijkt dat vooral de kleine gemeenten relatief ondervertegenwoordigd zijn in de 183 gemeenten die deelnemen in een ICT-inkoopcombinatie. Gezamenlijke inkoop is daarmee overwegend een verschijnsel dat door de grote(re) gemeenten gedaan wordt.

Bovendien wordt in strategische documenten onvoldoende tot geen aandacht besteed aan de lange termijn. Dit zijn de belangrijkste conclusies van het grootschalige VNG onderzoek naar ICT-inkoopcombinaties ‘Vermenigvuldigen door delen II … De macht van het getal’.
Bijna de helft van alle gemeenten heeft aan het door Zenc uitgevoerde vervolgonderzoek naar ICT-samenwerking meegewerkt.

Vanuit gemeenten bestaat nadrukkelijk de belangstelling voor vraagbundeling en gezamenlijke ICT-inkoop. In totaal geven 183 gemeenten aan lid te zijn van één of meerdere van de 29 in kaart gebrachte ICT-Inkoopcombinaties. Dat is 41,3 procent van het totaal aantal Nederlandse gemeenten. Enkele bevindingen van het onderzoek zijn:

Meer dan de helft van de ICT-inkoopcombinaties is niet groter dan vijf deelnemende gemeenten en dat de kleinste gemeenten (0 – 10.000 inwoners) relatief minder vaak lid zijn. Vooral de 100.000-plus gemeenten zijn lid van een ICT-inkoopcombinatie.

De aanleiding en motieven voor gemeenten om te participeren in ICT-inkoopcombinaties zijn het realiseren van kostenreductie en schaalvoordelen (98 procent), de kwetsbaarheid verlagen (58 procent) en het vergroten van de kwaliteit van de dienstverlening aan interne klanten (58 procent).

De meerderheid van de ICT-inkoopcombinaties is volgens de respondenten in hoge mate effectief en gewenste doelstellingen worden bereikt.

Het top management en middenmanagement van gemeenten heeft een hoge betrokkenheid bij de ICT-inkoopcombinatie. Bestuurders zijn daarentegen in de helft van de gevallen betrokken, waardoor de kans bestaat dat er in de helft van de gevallen niet voldoende (bestuurlijk) commitment is.

De Zenc onderzoekers Havermans en Woudenberg sluiten het onderzoek af met een beschouwing waarin zij reflecteren op de huidige ontwikkelingen van ICT-inkoopcombinaties. Op basis van de uitkomsten van het onderzoek stellen zij dat gemeenten voorlopig vooral in kleinschalig verband hun ICT-inkoop dienen te organiseren en zo een homogene (eenduidige) vraag kunnen articuleren ten aanzien van functionele en technische eisen van ICT.

ICT-inkoopcombinaties zoals GoVUnited met een groot aantal leden hebben vooralsnog een heterogene samenstelling van deelnemers, waarmee de kans om te komen tot een gebundelde homogene vraag afneemt. Dit gegeven zien de onderzoekers als een aandachts- en verbeterpunt voor ICT-inkoopcombinaties willen zij succesvol kunnen blijven.

Immers, indien ICT-inkoopcombinaties geen homogene vraag meer kunnen bundelen, veronderstellen de onderzoekers dat er vervreemding tussen gemeenten en ICT-inkoopcombinatie ontstaat, doordat niet aan de daadwerkelijk behoefte van de afzonderlijke leden recht wordt gedaan. Zodoende ontstaat het risico dat op termijn gemeenten niet of nauwelijks meer deelnemen in een gezamenlijke inkoop en zowel het afzonderlijke als gezamenlijke belang daardoor ondermijnd wordt.

Daar waar het aantal leden toeneemt zal de kans op heterogeniteit tussen de deelnemers stijgen, zodat een gebundelde homogene vraagarticulatie wordt bemoeilijkt. De reden dat er heterogeniteit tussen organisaties optreedt is het gegeven dat ‘gemeenten nog onvoldoende gestandaardiseerde informatiearchitectuur en generieke standaarden hanteren.

Het ontbreken van deze voorwaarde betekent dat indien gemeenten gezamenlijk gaan inkopen, zij tijdens het formuleren van hun functionele eisen, behoefte en wensen conflicteren. Dit kan tot gevolg hebben dat ICT-inkoopcombinaties geen goed opdrachtgeverschap kunnen invullen naar leveranciers of dat zaken worden ingekocht die niet optimaal ingezet kunnen worden.

De onderzoekers verwachten dat het recentelijk geaccordeerde Actieplan voor open standaarden (‘Nederland in open verbinding’) hieraan een bijdrage zal leveren. Tevens zien zij een rol voor de VNG weggelegd die enerzijds generieke standaarden zou kunnen stimuleren en anderzijds zou kunnen zorgen dat de realisatie van een gestandaardiseerde informatiearchitectuur mogelijk wordt. Bovendien zou de VNG een informerende rol kunnen hebben na de betreffende ICT-inkoopcombinaties en haar leden en te blijven zorgen voor bestuurbare ICT-inkoopcombinaties die een evenwichtige markt creëren, waar vraag én aanbod samenkomt en marktwerking niet verstoord wordt.