Gemeenten samen sterk bij midoffice

Vijf gemeenten willen met de gezamenlijke aanbesteding van een ‘midofficesuite’ hun dienstverlening verbeteren. De marktraadpleging heeft zes aanbiedingen opgeleverd.

De aanbesteding is door initiatiefnemer Zoetermeer uitgeschreven met Alphen aan den Rijn, Delft, Ede en Nieuwegein. Omdat dit ‘consortium van gemeenten’ onder leiding staat van EGEM en wordt begeleid door adviesbureau Argitek van Wouter Keller, dat onlangs een aantal midofficeoplossingen aan een laboratoriumonderzoek heeft onderworpen, geldt de aanbesteding onder aanbieders als van groot belang.

EGEM beoogt vooral standaardisatie en wie nu dicht bij het vuur komt, is de gedachte, kan zich daar mogelijk lang aan warmen: de komende tijd zullen meer gemeenten aan de midoffice gaan.

Breed
De gemeenten, samen 450.000 inwoners, zien hun ‘midofficesuite’ erg breed en rekenen daartoe ook aan aantal frontoffice-elementen. Zoals webintake met behulp van elektronische formulieren, met koppelingen naar authenticatievoorziening DigiD en een internetkassa. Ook ‘personalisatie’ door middel van een eerste lokale invulling van de Persoonlijke Internet Pagina (PIP) rekenen ze ertoe, evenals de koppeling met een geografisch informatiesysteem. Zo kan iemand met het opgeven van een postcode en een bepaalde afstand gericht geïnformeerd worden over ontwikkelingen in het aldus gedefinieerde gebied.
Tweede onderdeel vormt het ‘klantencontactcentrum’, met een gegevens- en zakenmagazijn, en functionaliteit voor workflow-/documentmanagement en relatiebeheer. Het klantencontactcentrum moet, samen met een midoffice-broker als derde onderdeel, binnenkomende vragen zo snel mogelijk kanaalonafhankelijk doorgeleiden voor verdere afhandeling.
Zoetermeer, dat zich oriënteerde op de invoering van een midoffice, gaf de stoot tot Kellers onderzoek. De betrokken gemeenten zijn allemaal op enigerwijze betrokken geweest bij die exercitie of zijn dat nog bij een midofficeproject van EGEM. Projectmanager Mark van den Broek toonde zich maandag, op basis van een eerste indruk na het openen van de offertes, niet ontevreden. Zes aanbiedingen lijkt niet veel, gezien het feit dat er honderd bestekken waren opgevraagd en een informatiebijeenkomst in juli door vijftig personen was bezocht, ‘maar we hebben ook heel wat gevraagd en men heeft behoorlijk moeten investeren’, zegt hij. Het was ‘een zeer stevig bestek’; de termijn om te offreren is dan ook een week verlengd.
Alle aanbiedingen zijn afkomstig van combinaties van twee of drie bedrijven. Gevraagd is een zo groot mogelijk gedeelte dat zich, gestandaardiseerd, in alle vijf gemeenten laat implementeren, aangevuld met een gemeentespecifiek deel. Dan gaat het onder meer over de aansluiting op de backoffice, die overal anders is ingericht. Als voorbeeld noemt Van den Broek de wijze waarop medewerkers zich bij het systeem van hun gemeente (‘single sign-on’) aanmelden.

Bewijs
Elke gemeente sluit afzonderlijk een contract met de leverancier. Dat betekent dat ook meerdere aanbieders kunnen worden geselecteerd. Gezien het feit dat uit de zes aanbieders er nu drie worden gekozen voor een ‘proof of concept’ in oktober, is de verwachting dat het er niet meer dan dat aantal worden. EGEM streeft naar maximale samenwerking en kennisuitwisseling tussen de gemeenten, die de nu gebruikte aanbestedingsdocumenten tot een modelbestek kunnen maken. (Peter Mom)