Hoe Utrecht een data-gedreven gemeente werd

Gemeenten krijgen meer dan eens het verwijt niet snel genoeg te anticiperen op de veranderende maatschappij. Aan gemeente Utrecht zijn die woorden niet besteed. De gemeente reserveert al sinds het coalitieakkoord van 2014 jaarlijks 2 miljoen euro voor ‘data-gedreven sturing’: manieren om via data-projecten de gemeentelijke organisatie te verbeteren.

Met maatschappij meegroeien

Het Planbureau voor de Leefomgeving (PBL) en het Rathenau Instituut waarschuwden onlangs overheden die het tempo van internetondernemingen als Uber en Airbnb of techreuzen als Google niet bijbenen voor negatieve gevolgen. Dat de maatschappij verandert, gaat dan ook niet aan wethouder Kees Geldof (publieksdienstverlening, organisatievernieuwing, VVD) voorbij. ‘Het gaat razendsnel. De laatste technologische ontwikkeling is een paar jaar later voor iedereen doodnormaal. Eerst was er de mobiele telefoon, nu heeft iedereen een computer op zak in de vorm van een smartphone. Zo’n ontwikkeling biedt ons meteen weer nieuwe mogelijkheden op het gebied van dienstverlening.’

Stadskantoor als fundament nieuwe aanpak
Het nieuwe, in 2014 opgeleverde stadskantoor vormde een belangrijk fundament voor de nieuwe data-aanpak. Veertien afdelingen en diensten kwamen onder één dak. Ambtenaren van verschillende onderdelen kwamen elkaar ineens tegen bij de koffieautomaat, zo vertelt Geldof. ‘Er ontstond veel meer interactie. Lange lijnen werden korter. Tegelijkertijd werden er ook op ict-vlak slagen gemaakt, zoals het inrichten van een basisinfrastructuur voor flexwerken.’

Data-overleg 

Martin Jansen, kwartiermaker data-gedreven sturing, denkt dat die toegenomen interactie aan de basis staat van de data-projecten. ‘Voor die tijd wist niemand er het nodige van, behalve dan de afdeling onderzoek en een handjevol ambtenaren van volksgezondheid. Deze partijen kwamen elkaar in het nieuwe stadskantoor ineens tegen, terwijl de ict-afdeling ook in het gebouw aanwezig was. Er ontstond een ‘data-overleg’ waarbij ook andere afdelingen begonnen aan te schuiven.’ Utrecht stelde zichzelf als doel dat ieder organisatiedeel minimaal twee projecten uitwerkt op het gebied van data-gedreven sturing. ‘De gemeentelijke dienstverlening moet door deze projecten beter, sneller en efficiënter worden. Kennis over data-toepassingen moet breed in de organisatie aanwezig zijn.’

Negentig verschillende projecten
Met negentig projecten op het gebied van data-gedreven sturing behoort Utrecht tot de gemeentelijke koplopers. Er zitten succesvolle en minder succesvolle projecten tussen. Een goed geslaagd project op gebied van openbare orde en veiligheid vindt Geldof het huidige flexteam van handhavers. ‘Dat werkt op basis van politiecijfers en wordt ingezet op plekken waar bijvoorbeeld de laatste tijd meer meldingen vandaan komen’, legt Geldof uit. De politiecijfers worden tevens in overzichtelijke visualisaties gepubliceerd. ‘We beschikken zo over een inbraakvoorspel-mechanisme, dat is ooit begonnen als pilot. Inmiddels is het staand beleid.’

'Belangrijkste is om met de tijd mee te gaan'

Utrecht maakt voor data-gedreven sturing meer middelen vrij dan de meeste gemeenten. Of de jaarlijkse 2 miljoen euro inmiddels al wordt terugverdiend is echter de vraag, ook voor Geldof en Jansen. ‘Er zijn geen harde financiële cijfers te overleggen, al leveren sommige projecten zeker een besparing op. Het belangrijkste is echter dat je met gemeentelijke dienstverlening met de tijd meegaat’, zegt Geldof. ‘Investeringen moet je doen om te zorgen dat vernieuwing mogelijk is. Er zijn bijvoorbeeld in het rioolonderhoud en met het vervangen van vuilnisauto’s op basis van data wel besparingen gerealiseerd, maar uiteindelijk gaat het ook om kennis verzamelen en zorgen dat je toekomstbestendig bent.’ 

Dit verhaal is een ingekorte versie. Lees het volledige verhaal in Binnenlands Bestuur nummer 20. (inlog)