Regeltjes versus gedragsverandering

Ondernemers ondervinden overlast van ambtenaren die parkeren op plekken die voor klanten bedoeld zijn. Een verandermanager adviseert de directie dat gedragsverandering onder medewerkers onderdeel van de oplossing kan zijn. Daarop komt er inderdaad verandering, alleen niet één die de verandermanager had verwacht.

Vijf gemeenten brengen financiën, inkoop, HR en facilitaire zaken onder in een nieuw shared service center (SSC). Het is nog een beetje een ratjetoe in het SSC. Alles moet zijn beslag nog krijgen. In deze hectiek lijkt iets als parkeren voor medewerkers behoorlijk triviaal. Vanwege het ontmoedigingsbeleid ten aanzien van autogebruik kent het nieuwe pand alleen parkeerplaatsen voor de directie en voor invaliden. Voor medewerkers lijkt er een voor de hand liggende oplossing te zijn: naast het SSC is een meubelboulevard met genoeg parkeerplaats. Zeker als je ’s morgens aankomt. En het is nog gratis ook!

Het parkeergedrag van de ambtenaren is al gauw een doorn in het oog van de lokale ondernemers. Zij betalen zich blauw voor de parkeerplaatsen om vervolgens te zien dat, in de loop van de ochtend, voor hun eigen klanten al geen plaats meer is. De ondernemersvereniging weet snel de weg naar het SSC te vinden en doet haar beklag. De SSC directeuren sturen hierop een mailbericht naar alle medewerkers. Strekking: gij zult niet meer bij de meubelboulevard parkeren.

Jacques is ambtenaar binnen het SSC en is zelf een fervent fietser. Zijn rol is die van intern programma- en verandermanager. Zijn inschatting is dat dat ene mailberichtje van de directeuren het parkeerprobleem niet zal oplossen. Hij stuurt hen een reactie over het beperken van overlast voor ondernemers, en over de daartoe noodzakelijke gedragsverandering onder medewerkers. Naar aanleiding van vragen vanuit zijn eigen teams stelt hij ook nog een vraag over het declareren van parkeerkosten. En dat had hij dus niet moeten doen.

Al binnen enkele minuten krijgt hij een reply. Met een CC naar een heleboel, en voor onze fietsende verandermanager onbekende, mensen. Voor zijn persoonlijke (!) arbeidsvoorwaarden moet hij zich maar bij zijn leidinggevende melden. Vervolgens wordt er niets gezegd over parkeeroverlast of over gedragsverandering.

Dat is spijtig, vindt ook verandermanager Jacques. Hij wil het recht zetten maar directe collega’s waarschuwen hem: ‘Heb jij zelfmoordneigingen of zo? Zulke vragen moet je hier ook niet stellen!’ Maar er klopt iets niet en er is een hoger belang: het aanzien van de overheid bij het publiek. Jacques zet zich over de waarschuwingen heen en stuurt een reply-all: ‘Nee, het gaat niet om persoonlijke arbeidsvoorwaarden. Er is een risico dat de overlast voor de meubelboulevard blijft bestaan. Dat is waar mijn bericht over ging. Daarnaast is er onder de medewerkers onduidelijkheid over parkeren bij dienstreizen.’

Hierop volgt een mail van de directeur Interne Bedrijfsvoering. Met nóg meer mensen in de CC. ‘Er is op 11 februari jongstleden een communicatiebericht uitgegaan waarin wordt verwezen naar het Vervoerplan 2014 dat op het intranet te vinden is. Daarin staat ook het parkeerbeleid. Ik heb het net nagezocht: op pagina 64 is duidelijk te lezen dat voor dienstreizen een vergoeding per kilometer geldt. Dus kan parkeren niet worden gedeclareerd. Er is dus geen enkele reden voor onduidelijkheid.’

De discussie blijft de verkeerde kant op gaan. Het gaat niet meer over het beperken van overlast voor ondernemers. Het gaat niet over het parkeergedrag van medewerkers. Het gaat alleen nog om regeltjes, om directeuren die vinden dat ze duidelijk genoeg geweest zijn, en om een fietsende verandermanager die blijkbaar ontevreden is over zijn arbeidsvoorwaarden.

Op last van het SSC moet Jacques terug naar de werkgever waar hij ook oorspronkelijk vandaan kwam: één van de deelnemende gemeenten. Die gemeente heeft het merkwaardige relaas met grote ergernis gade geslagen; Jacques wordt met open armen in het oude nest ontvangen. Zijn nieuwe opdracht bij zijn oude baas: zoveel mogelijk verantwoordelijkheden van het SSC weer proberen terug te halen.

Een aantal maanden in zijn nieuwe opdracht krijgt Jacques te horen dat de klanten van de meubelboulevard nog steeds niet kunnen parkeren.

Basile Lemaire is bestuurskundige. Zijn nieuwe boek over publiek leiderschap en vertrouwen verschijnt op 23 april en heet: “Heren, Hoeren, Heiligen”.