Meer inzicht start met vastleggen van data op juiste manier

De Omgevingsdienst Twente is een jonge organisatie die snel groeit. Automatisering van bedrijfsprocessen met de software van AFAS helpt bij die ontwikkeling. Nu de basis staat én structuur biedt, is dat het ideale vertrekpunt voor verdere optimalisaties op verschillende gebieden: Finance, HR en Communicatie. Mooi moment om terug en vooruit te blikken met vier medewerkers die nauw betrokken zijn bij de verbeterslagen. 

Met de officiële start op 1 januari 2019 kent de Omgevingsdienst Twente een nog korte geschiedenis. Vanaf dat moment werkt de organisatie aan een gezonde, veilige en duurzame leefomgeving, zodat iedereen in Twente prettig kan wonen, werken en leven. In opdracht van de veertien Twentse gemeenten en de provincie Overijssel voert de Omgevingsdienst Twente taken uit op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving.

Aanvankelijk is een aantal bedrijfsprocessen uitbesteed. De gemeente Almelo verzorgt in de beginjaren de financiële administratie, personeels- en salarisadministratie en een deel van de ICT van de Omgevingsdienst Twente. Tot 2022. Vanaf dat jaar is de organisatie, die dan gegroeid is naar zo’n 100 medewerkers, deze bedrijfsprocessen in eigen beheer gaan uitvoeren. 

De Omgevingsdienst Twente kiest in aanloop naar die ontwikkeling voor AFAS als ondersteunende bedrijfssoftware. Het voordeel dat alle onderdelen in één pakket zijn ondergebracht geeft in dit aanbestedingstraject de doorslag; een alles-in-1-oplossing voor de hele organisatie is precies datgene waar behoefte aan is. De Omgevingsdienst Twente voorziet dat zij haar administratieve basisprocessen binnen Finance en HR, zoals verloning en facturatie, efficiënt kan inrichten in één krachtig ERP-systeem. 

Structuur en inzicht

In de praktijk pakt dat ook zo uit, vertelt Assistent Controller Johanneke Helbig bijna twee jaar na de start met AFAS. ‘We hebben onze overhead strak neergezet. Daar helpt de software van AFAS ons absoluut bij. Een voorbeeld is dat we niet in een Excel-bestand allemaal suboverzichten hoeven bij te houden. Dat was in de oude situatie wel zo. Toen waren we overgeleverd aan een systeem waar we niet snel even zelf in konden kijken. Het kostte veel tijd om overzichten op te vragen. Nu hebben we meerdere bedrijfsprocessen geautomatiseerd met AFAS. De tijd die daardoor vrijkomt besteden we aan taken waarvoor we in dienst zijn genomen. Daarnaast zorgt de software ervoor dat we geen enkel proces vergeten.'

De ingerichte workflows in AFAS dragen bij aan een gestructureerde werkwijze, voegt HR-adviseur Rianne Ketelaar daaraan toe. ‘Medewerkers hebben dankzij het systeem inzicht in hun eigen dossiers en weten wat ze moeten doen. Dat biedt duidelijkheid en structuur aan beslissingen die genomen moeten worden. Inzicht zorgt er ook voor dat de verantwoordelijkheid ligt waar die hoort. Het geeft rust dat dit dichtgetimmerd is.’ 

Soepele sollicitatieprocedure

Er staat inmiddels een stabiel fundament en dat schept ruimte voor verdere optimalisaties. De doorontwikkeling van het systeem is binnen verschillende disciplines in volle gang. Mooi voorbeeld is de werken-bij pagina die de Omgevingsdienst Twente momenteel koppelt aan de software van AFAS. ‘Superfijn dat dit mogelijk is, want straks kunnen we nieuwe medewerkers direct via het systeem aannemen’, zegt Lauren Robles, communicatiemedewerker bij de Omgevingsdienst Twente. ‘Een gelikte opmaak van de website moet bijdragen aan onze zichtbaarheid en professionele uitstraling. Zo hopen we veel sollicitanten te trekken en uiteindelijk nieuwe medewerkers te werven.’ 

Het systeem vergemakkelijkt ook het administratieve proces rond de sollicitatieprocedure van nieuwe medewerkers. Voorbij is de tijd dat er over en weer e-mailcontact is, bijvoorbeeld over het CV en de sollicitatiebrief; kandidaten leveren zelf alle nodige gegevens aan via AFAS. ‘Doordat wij daar geen leidende rol in hoeven te nemen en zelf geen gegevens in hoeven te voeren, hebben wij meer tijd voor het persoonlijke contact met nieuwkomers’, vertelt Rianne.

Grip en tijdwinst

Ook op de afdeling Finance van de Omgevingsdienst Twente volgen de (door)ontwikkelingen in het systeem elkaar op, voornamelijk op het gebied van CRM. Johanneke noemt bijvoorbeeld de verdere automatisering van contractbeheer. ‘Daardoor hebben we te allen tijde inzicht in de status van contracten. Als iemand actie moet ondernemen, dan krijgt diegene een melding. Dankzij de automatisering van dat proces hoeven we er niet meer steeds achteraan te hollen om het voor elkaar te krijgen. We hebben diverse checks ingebouwd en vangen daarmee af wat vaak achteraf nog even gedaan moest worden. Grip zorgt voor tijdwinst.’ Finance heeft al grote stappen gezet, vervolgt Johanneke.

Toegankelijk en pragmatisch

Het is een utopie te denken dat elke nieuwe implementatie vlekkeloos verloopt. Ook bij de Omgevingsdienst Twente zijn er soms uitdagingen te overwinnen in het proces van automatiseren. ‘Maar dan is het prettig dat we altijd even de succesmanager van AFAS kunnen bellen. Die denkt dan gericht met ons mee. Altijd vanuit het idee: hoe kunnen wij straks zonder hulp zelf weer aan de slag. Dat maakt werken met AFAS toegankelijk en pragmatisch. Je kunt als organisatie zelf aangeven tot hoever je wil gaan. Er is veel mogelijk.’

Of de software van AFAS ook bijdraagt aan het werkplezier van medewerkers van de Omgevingsdienst Twente? HR-adviseur Marcel Zanderink: ‘Mensen zijn blij dat ze veel zelf kunnen afhandelen in het systeem. Ze hoeven niet langs allerlei stations voor een paraafje. Mooi voorbeeld is het Individueel Keuzebudget (IKB) dat wij kennen. Daarover voeren medewerkers binnen AFAS zelf de regie, compleet met proefberekeningen die ze kunnen doen. Voor ons geldt: onze medewerkers zijn tevreden over wat mogelijk is binnen het middel waarmee wij werken.’

Johanneke beaamt dat: ‘Er zijn weinig op- of aanmerkingen van collega’s en dat is een goed teken. Het systeem werkt zoals het hoort te werken en is betrouwbaar. Meer inzicht in je organisatie, start met het vastleggen van data op de juiste manier. Als medewerkers er vragen over hebben, dan willen ze meestal alleen dat we even meekijken of ze het goed hebben gedaan.’

Vertrouwen

Een leuk weetje dat de prettige samenwerking onderstreept: sinds de zomer van 2023 is een enthousiaste BBL-student actief bij de Omgevingsdienst Twente. Hij gaat het functioneel beheer van AFAS oppakken. Zijn talent is niet onopgemerkt gebleven, want hij heeft na zijn vele trainingsuren het Succesbeheer traineeship bij AFAS gewonnen om de volgende stap te zetten. ‘Heel leuk dat AFAS oog voor talent heeft en hem dat aanbiedt’, vindt Johanneke. ‘En superfijn voor ons, want hij kan ons straks weer verder brengen in onze doorontwikkeling. Zo kunnen wij onze data steeds beter inzetten voor innovatie.’

De Omgevingsdienst Twente, die afstevent op 150 fte, laat de tijd van pionieren achter zich en is klaar voor verdere verbeteringen in de beheersfase. ‘Dat zegt veel over de slag die we al gemaakt hebben met AFAS. Het systeem ondersteunt ons zoals we hadden gehoopt. Dat biedt veel vertrouwen met het oog op de ambities die we hebben.’