Even over die Europese aanbestedingen…

Blogger: Gerben Eversdijk, AFAS

Beste aanbestedingsplichtige organisaties, adviseurs en opdrachtgevers, kunnen we even met elkaar spreken? Ik heb een ‘dingetje’. Over Europese aanbestedingen. Voor eHRM-software of ERP-software bijvoorbeeld. Wees niet bang, blijf even hangen, het is geen klaagzang. En ik denk dat we het samen kunnen oplossen. 

Laat ik mezelf eerst introduceren en alvast excuses voor de ‘iks’ die komen. Mijn naam is Gerben Eversdijk, ben net 46 jaar geworden, werk 18 jaar bij AFAS en houd zeker van een uitdaging. Bijvoorbeeld op de racefiets alle provincies van Nederland doorkruisen in 600 kilometer binnen 24 uur? Tuurlijk, ik doe mee. In één week twee keer de Amstel Gold Race XL fietsen? I’m in. Iedere week een halve marathon lopen? Gewoon proberen! In de afgelopen vakantie heb ik de Stelvio beklommen. Wat was het gaaf en wat was dat pittig! Een aantal keer flitste door mijn hoofd: ‘waarom doe ik dit’? Je ziet de top liggen en weet dat het nog veel gaat vragen om daar te komen. Totdat je uiteindelijk de top bereikt. Wat een voldoening geeft dat. Sportieve uitdagingen harden je mentaal. Daar heb je baat bij, zodat je door kunt gaan als het moeilijk is.

Uitdagingen in de procedures 

Als commercieel manager ben ik jaarlijks betrokken bij tientallen salestrajecten. Daarbinnen vallen veel Europese aanbestedingen. In tien jaar heeft AFAS er op honderden ingeschreven. Vele organisaties geven AFAS het vertrouwen en worden klant. Er is dus vanuit dat perspectief ook geen vuiltje aan de lucht. Maar de laatste maanden misschien wel de laatste jaren nemen de eisen en wensen, de vormvereisten van de uitwerking en de omvang van de uitwerking van Europese aanbestedingen buitenproportionele vormen aan. Ook neemt de bereidheid van de aanbestedende dienst om te luisteren naar de inbreng van de markt af. Suggesties voor aanpassingen aan het bestek die in de praktijk beter werkzaam zijn worden vaak met summiere motivatie afgewezen. 

What doesn’t kill you makes you stronger

Het is en blijft hard werken als selectieteam van de aanbestedende dienst en inschrijvingsteam vanuit de leverancier. Dat is zo en zal altijd zo blijven. Het is noodzakelijk, goed en ook mooi. Dat leidt tot het beste resultaat. Een aanbestedingsproces is ook gewoon heel erg gaaf. Het daagt je uit qua kennis, intellect, vaardigheden en doorzettingsvermogen. En de spanning en de kick van de winst als je de gunningsbrief ontvangt is verslavend. En natuurlijk, een keer verliezen doet pijn, maar, ‘what doesn’t kill you makes you stronger’. 

Zoals gezegd houd ik van een uitdaging. En dus ben ik geneigd te zeggen: geen aanbesteding is te gek, te dol of te veel. Echter, deze week hebben mijn team en ik het besluit genomen om niet in te schrijven op de Europese aanbesteding voor een nieuw eHRM-systeem van Hogeschool Rotterdam. Die keuze is gemaakt ondanks het feit dat er al zo’n 325 pagina’s aan beantwoording zijn opgesteld. En die 325 pagina’s zijn slechts 60% beantwoording van gunningscriteria. Is die hoeveelheid echt nodig om tot een goede keuze te komen?

Aanbestedende diensten, adviseurs en opdrachtgevers: kan een leverancier voldoen aan 200 tot 500 knock-out eisen? Geloof je dat echt? Is het normaal geworden dat een inschrijving voor een eHRM-systeem voor een hogeschool of een MBO-instelling 120 tot 160 tot soms 180 mandagen inspanning van de leverancier kost? Is het reëel te verwachten dat gebruikers die geen minuut training hebben gehad een user experience op een goede wijze kunnen doorlopen en waarderen? Moeten er echt 1.800 eisen en wensen beantwoord worden in een situatie waarin het systeem al draait bij het merendeel van collega-instellingen? Wie wordt er voor de gek gehouden als je een roadmap voor de komende tien jaar uitvraagt? 

Het is tijd voor verandering. En daarom de spannende vraag: kunnen jullie de Europese aanbestedingen wat uitdagender qua vorm en inhoud maken? 

Nieuwe manier van samenwerken

Zullen we als marktpartijen op een nieuwe manier samenwerken? Willen jullie als aanbestedende diensten en adviseurs eens nadenken over dit soort uitdagingen:

1. Hoe blijft het aantal knock out eisen overzichtelijk en hoe stelt de uitvraag de leverancier meer in staat om in meerdere live-demonstraties de aanbestedende dienst te overtuigen van het feit dat zij het beste product heeft, in plaats van honderden pagina’s aan tekst op te leveren?
2. De software heeft de visie en opvattingen van de inschrijvende leverancier in zich. Kan er daarom naast het voldoen aan minimum geschiktheidseisen meer nadruk worden gelegd op de intrinsieke motivatie, op de totale prestatie van de leveranciers in maatschappelijk opzicht en haar visie op partnership naar de toekomst? Dat bepaalt onder andere het succes in het gebruik van de software gedurende de contractfase. Welke rol kunnen bedrijfsbezoeken aan de inschrijvers innemen in de toetsing en beoordeling hiervan?
3. Kan er meer communicatie gedurende de aanbesteding plaatsvinden over de precieze vraag van de aanbestedende dienst rondom bepaalde gunningscriteria? Zodoende kunnen inschrijvers de vraag beter beantwoorden en is er een betere aansluiting op de praktijk die leidt tot betere implementaties.
4. Ben je als aanbestedende dienst echt zo anders dan al je collegae die het systeem ook al gebruiken en moet je dan nog steeds honderden eisen en wensen opnemen die al heel vaak zijn uitgevraagd? Of laat je je overtuigen door de best practice van de leverancier?

Samen verder

Er zijn natuurlijk meer uitdagingen toe te voegen. Maar dat voert te ver voor nu. Hopelijk heeft dit alles iets losgemaakt en inspireert het nieuwe selectievormen. Wij bij AFAS zien uit naar alle toekomstige aanbestedingen. Het zijn geweldig gave trajecten en brengen ons heel veel. Tegelijkertijd ontmoeten wij jullie als aanbestedende dienst of jou als adviseur ook graag bij AFAS, om eens kennis te maken en door te spreken over waar we het hierboven over hadden. Het zou goed zijn als we met elkaar mooie nieuwe stappen kunnen zetten die leiden tot hoogwaardige keuzes. Hoe denk jij hierover?