Digitalisering HR-processen: van trend naar noodzaak

Het is geen verrassing dat er een enorme krapte is op de arbeidsmarkt. Je HR-afdeling moet alle zeilen bijzetten om personeel te werven en te behouden. Maar als diezelfde afdeling vastzit in administratieve taken, is het onmogelijk om daar volledig op te focussen.

Door HR-processen te digitaliseren, verlos je HR-professionals van terugkerende administratieve taken. Wij leggen alles uit over digitale HR-processen, de trends in human resources en hoe je succesvol digitaliseert.

Wat is de digitalisering van HR precies?

Met de digitalisering van HR-processen laat je terugkerende handmatige processen digitaal en automatisch verlopen. Omdat de HR-afdeling midden in je organisatie staat, raakt de digitalisering en automatisering van HR je hele bedrijf. Als je die digitalisering goed aanpakt, profiteert het hele bedrijf ervan.

Waarom je HR digitaliseren?

Het digitaliseren van HR-processen is van cruciaal belang voor de continuïteit van je organisatie.Digitale HR-processen waren een tijdlang ‘nice to have’. Maar organisaties die eerder hebben geïnvesteerd in digitalisering en automatisering, plukken daar nu de vruchten van. Heeft jouw organisatie nog geen actie ondernomen? Door dat nu te doen, raak je niet verder achterop. Het is wel belangrijk dat je je HR digitaliseert op een manier die bij jouw organisatie past. Als je gaat vernieuwen om het vernieuwen, werkt dat tegen je. Onze HR-specialisten denken graag met je mee!

Het digitaliseren van administratieve taken

Een aantal administratieve taken zorgen voor het grootste gedeelte van de werklast. Denk aan salarisadministratie of verlofregistratie. Als je dit soort administratieve werkzaamheden digitaliseert, hoef je ze niet meer handmatig te verwerken. Daarnaast helpt het digitaliseren van HR-processen om proactief te reageren op trends en nieuwe ontwikkelingen. Welke dat zijn? Wij behandelen kort de drie belangrijkste trends voor je.

De belangrijkste trends in HR

Als de wereld beweegt, beweegt HR mee. Deze afdeling kan simpelweg niet om ontwikkelingen en trends in de arbeidsmarkt heen. Door je HR-processen te digitaliseren, ben je stukken flexibeler in deze drie belangrijke trends:

• Medewerkers werven
• Talentmanagement
• Gezondheidsbeleid

Medewerkers werven en onboarden

In tijden van een krappe arbeidsmarkt is het een flinke klus om medewerkers te werven en te behouden. De verwachting is dat dit ook nog wel even het geval blijft. Je moet als organisatie beter je best doen om überhaupt op te vallen. Een werken bij-site helpt hier vaak bij. Digitale HR-processen maken het makkelijker om sollicitanten te laten instromen. Zo kunnen ze bijvoorbeeld direct de benodigde informatie uploaden in hun eigen portal.

Wil je een talent aannemen? De toekomstige medewerker kan in het sollicitantenportal eenvoudig zijn of haar contract digitaal bekijken en ondertekenen, een rekeningnummer toevoegen en nog veel meer. Nadat het contract is ondertekend, verandert het sollicitantenportal automatisch in een medewerkersportal.

Als je iemand binnen hebt, begint het echte werk pas: de medewerker voor langere tijd aan boord houden. Een automatisch onboardingproces helpt daarbij. Als je de onboarding eenmaal goed hebt ingericht, weet je zeker dat je niets vergeet en dat de nieuwe medewerker zich binnen no-time thuis voelt. Met automatische onboarding leer je nieuwe medewerkers zo snel mogelijk de regels, missie en visie van het bedrijf. Je kunt ze de bedrijfscultuur ook goed laten ervaren, zodat ze zich daadwerkelijk onderdeel voelen van je organisatie. Daarmee vergroot je weer de kans dat ze blijven.

Medewerkers behouden met talentmanagement

Talentmanagement is een uitstekende manier om medewerkers te behouden. Deze trend is al geruime tijd gaande en wordt door de krappe arbeidsmarkt alleen maar belangrijker. Met talentmanagement zet je de talenten van je medewerkers optimaal in voor je organisatie. Tegelijkertijd krijgen zij de kans om zichzelf te ontwikkelen. Zij groeien, jij groeit. Iedereen blij!

Als je eenmaal talenten hebt aangetrokken, houd je in de gaten hoe ze zich ontplooien. Je let op of ze goed op hun plek zitten, of misschien beter functioneren in een andere functie. Digitaal competentiemanagement en gesprekscyclussen zijn hier een onmisbaar onderdeel van. Hierdoor krijg je continu feedback van medewerkers over hun eigen ontwikkeling en hun plaats in de organisatie. Zonder digitalisering is het regelen en plannen van de gesprekken veel extra werk. Als je dit proces digitaal inregelt, verloopt dat allemaal automatisch. Je moet zelf uiteraard de gesprekken nog voeren, maar de rest regelt de software voor je.

Gezondheidsbeleid vormgeven

Je hebt er baat bij als je medewerkers gezond zijn. Als organisatie kun je een bijdrage leveren aan de vitaliteit van je medewerkers. Kleine veranderingen kunnen al een groot verschil maken. Op kantoor kun je bijvoorbeeld een gezonde lunch of zit-stabureaus aanbieden. Of stimuleren dat medewerkers buiten wandelend overleggen. Ook voor thuiswerkers kun je een groot verschil maken door te zorgen voor goede kantoorspullen.

Daarnaast kun je regelmatig workshops of activiteiten aanbieden. Organiseer een jaarlijks beachvolleybaltoernooi, ga met elkaar suppen, een dagje schaatsen of regel een kookworkshop. Gratis sportschoolabonnementen zijn ook een fantastische stimulans, net als een fietsvergoeding of zelfs een (elektrische) fiets van de zaak.

Tip: je kunt verschillende voordelen aanbieden en medewerkers laten kiezen via het online portaal. Dit regel je bijvoorbeeld eenvoudig met digitaal cursusmanagement. Dit soort secundaire arbeidsvoorwaarden worden enorm gewaardeerd door medewerkers en dragen bij aan het binnenhouden van talenten.

Geef strategische HR een boost

Als je al je processen digitaliseert en automatiseert, heb je inzicht als nooit tevoren. En dat is goud waard voor strategische HR. Informatie wordt centraal opgeslagen, waardoor je alle data rondom HR kunt bekijken in een dashboard. Dit dashboard visualiseert overzichtelijk de big data die uit de digitalisering van je HR-processen is gekomen. Je HR-afdeling heeft inzicht tot in de haarvaten van je organisatie en kan strategische beslissingen baseren op keiharde data.

Tegelijkertijd maak je een hoop tijd vrij als je HR-processen digitaliseert. Taken die eerst handmatig moesten worden uitgevoerd, verlopen nu automatisch. Je HR-afdeling heeft daardoor de tijd om zich eindelijk op hoog niveau te richten op strategische HR. Dat is goed voor het moraal op de afdeling, en helpt het bedrijf vooruit.

Succesvol HR-processen digitaliseren

Je wilt dat de implementatie van de HR-software zo soepel mogelijk verloopt. Daarom geven we je een paar tips voor succesvolle digitalisering:

• Stel een duidelijk doel
• Zorg dat iedereen meedoet
• Maak het niet te ingewikkeld
• Kies waarmee je begint
• Beoordeel prestaties

Stel een duidelijk doel

Vernieuwingen implementeren zonder doel is als varen in de mist. HR is een afdeling van levensbelang voor je bedrijf. De digitalisering van HR-processen is daarom niet niks. Dat betekent niet dat je er bang voor moet zijn, of het beter kunt uitstellen. Wat het wel betekent, is dat je een duidelijk doel moet stellen voor je bedrijf.

Wat is het probleem waar HR nu tegenaan loopt? Zijn er problemen waar het bedrijf mee worstelt die hun oorsprong hebben bij HR-processen, zoals personeelstekort, gedoe met salarisadministratie of een hoge uitstroom? De kans is groot dat je deze problemen (grotendeels) kunt oplossen met het stroomlijnen en dus digitaliseren van HR-processen.

Zorg dat iedereen meedoet

Van het managementteam en de salesmedewerker tot aan de communicatieafdeling en de mensen op de werkvloer, je wilt iedereen meekrijgen in de verandering. Dat heeft te maken met de centrale rol van HR in je bedrijf.

Als medewerkers straks digitaal hun gegevens moeten aanpassen en verlof moeten aanvragen, kun je ze hier het beste van tevoren over informeren. Anders bestaat de kans dat medewerkers zich gaan verzetten tegen de plotselinge verandering. Hetzelfde geldt voor HR-medewerkers: je wilt voorkomen dat ze bang zijn dat ze hierdoor hun baan verliezen. Als je iedereen goed informeert, voorkom je een moeizaam implementatieproces.

Maak het niet te ingewikkeld

Blijf dicht bij jezelf. Wij zijn groot voorstander van alles in één keer overzetten, maar als het nodig is, kun je op kleine schaal beginnen. Kijk naar welke HR-processen het meeste profijt hebben van een digitale make-over. Dat kan Werving & Selectie zijn, of de salarisadministratie. Andere opties zijn talentmanagement of andere administratie rondom medewerkers.

Tip: peil bij medewerkers welke knelpunten ze als eerste willen aanpakken. Door mensen mee te laten denken, is de kans groter dat ze enthousiast meewerken met de implementatie.

Kies waarmee je begint

Heb je een lange lijst aan ideeën? Prioriteer ze op basis van impact en inspanning. Wat is de impact op je bedrijf? En hoeveel tijd en geld gaat het kosten?
Begin met de veranderingen die veel impact hebben en weinig moeite kosten. Zo krijg je de mensen mee in het verandertraject en heb je het laaghangende fruit direct te pakken.

Beoordeel de prestaties

Digitalisering is fantastisch. Toch moet je kritisch kijken naar de resultaten. Wat werkt supergoed? Aan welk digitale proces kun je nog schaven? En hoe zit het met de mindset van je medewerkers: printen zij nog steeds alles of maken ze optimaal gebruik van de nieuwe digitale middelen?

Het is heel verleidelijk om na implementatie niet meer achterom te kijken. Volle kracht vooruit! Wij adviseren altijd om je processen te finetunen voordat je begint met digitaliseren, zodat je de meeste struikelblokken vermijdt. Toch moet je ook na de digitalisering opletten of iets nóg beter kan en of alle medewerkers het zo oppakken als je wilt. Alleen dan zorg je voor een succesvolle implementatie en haal je ook op de lange termijn het meeste uit de digitalisering.