Verbeter de vindbaarheid van informatie!

Henk-Jan Bodewitz Griffier, Gemeente Maastricht. Voordat Henk-Jan griffier werd bij de gemeente Maastricht was hij ruim 20 jaar actief bij de gemeente Almere.

Een sterke, open en lokale democratie start met een goed functionerende informatievoorziening aan de gemeenteraad en haar raadsleden. Daardoor kunnen raadsleden hun wettelijke taken van vertegenwoordigen, kaderstelling en controle goed uitvoeren. De praktijk leert echter dat raadsleden niet tevreden zijn over de huidige informatievoorziening en ervaringen met verschillende raadsinformatiesystemen wisselend zijn. Verbetering van de vindbaarheid van informatie is daarom nodig. Ook de gemeente Maastricht was op zoek naar een verbetering van de informatievoorziening en is daarom met AethiQs gaan samenwerken. Hoe de gemeente Maastricht dit project heeft ervaren bespraken wij met griffier Henk-Jan Bodewitz.

Raadsleden zoeken regelmatig in stukken, zoals raadsbrieven, moties, notulen, et cetera. “Vaak weten raadsleden wel nog vaag wanneer er wat gezegd is, maar niet precies meer. Door de grote hoeveelheid documenten merkten we dat raadsleden vaak niet snel de juiste informatie konden terugvinden.” vertelt Henk-Jan. “Via een gemeenschappelijke kennis raakten we in gesprek met AethiQs die hiervoor hun oplossing MAAT aanbieden en besloten we samen een proefperiode aan te gaan.” MAAT is een oplossing die functioneert als zoekmachine bovenop (verschillende) raadsinformatiesystemen. Daarmee kan vanuit één plek gezocht worden in verschillende raadsinformatiesystemen, zowel in documenten als vergaderingen. Door het gebruik van Artificial Intelligence (AI) kan tevens nauwkeuriger gezocht worden.

Waar helpt MAAT de gemeente Maastricht?

“In de lopende raadsperiode weten raadsleden vaak wel nog wanneer er wat gezegd is tijdens een commissie of raadsvergadering. Echter, van vorige raadsperioden wordt dit al lastiger. Vaak hebben raadsleden de titels van voorstellen bijvoorbeeld niet meer helemaal scherp. Daarom waren wij op zoek naar een oplossing die dat wel voor ons kon realiseren. We merken tot op heden dat MAAT daarbij exacter kan zoeken” vertelt Henk Jan.

“Een tweede voorbeeld is het zoeken naar vraag en antwoord van schriftelijke vragen. In MAAT krijgen we nu in één overzicht de gestelde vraag met, indien beschikbaar, ook het bijbehorende antwoord en eventuele toelichting. In het huidige raadsinformatiesysteem zijn deze stukken wel apart vindbaar, maar niet al gekoppeld in één overzicht. Dat is heel handig om te controleren of er bijvoorbeeld opvolging is gegeven aan vragen van een raadslid.”

Kun je ook een voorbeeld geven van het zoeken in video’s?

“Een derde voorbeeld betreft inderdaad het kunnen doorzoeken van videotulen. In MAAT is het mogelijk om zowel raads- als domeinvergaderingen te doorzoeken, waarbij je direct kan springen naar het stukje in de video waar het desbetreffende zoekresultaat wordt besproken en deze terug kan kijken. Onderliggend hoeven we de vergadering ook niet meer zelf te notuleren, omdat MAAT automatisch zelf de videotulen maakt.”

Hoe ervaren jullie raadsleden MAAT tot nu toe?

Henk-Jan: MAAT is een aanvulling op het huidige raadsinformatiesysteem. De extra elementen, zoals het exacter doorzoeken van de tekst, het koppelen van schriftelijke vragen met antwoorden en het kunnen doorzoeken van videotulen, maken het voor ons echt van toegevoegde waarde. Om die reden hebben we besloten MAAT voor nog drie jaren te blijven gebruiken bij de gemeente Maastricht.

Boodschap aan de sector

Een goede informatievoorziening is cruciaal voor het functioneren van de gemeenteraad en haar raadsleden. In de praktijk zijn raadsleden echter ontevreden over het functioneren van de huidige informatievoorziening1 . De afgelopen jaren hebben nieuwe technologieën, denk bijvoorbeeld Artificial Intelligence (AI), zich gelukkig dusdanig ontwikkeld, dat deze een significante verbetering van de vindbaarheid van informatie voor gemeenteraden kunnen geven.

De gemeente Maastricht maakt als koploper gebruik van een dergelijke door nieuwe technologieën gedreven oplossing genaamd MAAT. Wilt u meer weten neem dan contact met ons op.

Meld u nu aan voor onze e-sessie over MAAT

Ieder jaar in de maand oktober organiseert AethiQs ronde tafel gesprekken, genaamd Roundtober. Dit jaar organiseren wij een Roundtober sessie speciaal voor gemeenten over het onderwerp “Verbeteren van de vindbaarheid van raadsinformatie”. Tijdens deze sessie staat het delen van kennis en ervaringen als gemeenten onderling centraal. Kortom, een keukentafel gesprek tussen gemeenten onderling om knelpunten, best practices en nieuwe ontwikkelingen met elkaar te delen.

Wilt u zich aanmelden voor of meer weten over Roundtober, ga dan naar onze aanmeldsite. Of neem contact met ons op.