VNG positief over versnelde modernisering archieven

De VNG is positief over de verkorte termijn van het overbrengen van gemeentelijke archiefstukken naar een moderne archiefbewaarplaats. Dat laat de organisatie weten op haar eigen website.

Overstappen op e-depots

Het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) pleit in een impactanalyse voor een verkorting van de overbrengingstermijn. Dit houdt in dat archieven moeten worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats, ook wel ‘e-depot’ genoemd. Deze e-depots zorgen voor duurzame digitale toegankelijkheid en voorkomen dat archiefstukken op den duur ontoegankelijk worden, omdat ze op verouderde manier, zoals op floppy’s of bandrecorder zijn opgeslagen. Die maatregel is nodig: diverse gemeenten hebben problemen met archiefstukken die op verouderde wijze zijn opgeslagen, zo bleek eerder uit onderzoek van Binnenlands Bestuur. Inmiddels zijn diverse gemeenten zich aan het oriënteren op een overstap naar een e-depot. Sommigen zijn al zo ver.

Aanvullende maatregelen nodig
De VNG is positief over de maatregel om de overgang vervroegd te laten ingaan, omdat deze bijdraagt aan duurzame toegankelijkheid van archieven, maar ook omdat het mogelijk gecombineerd kan worden met een gemoderniseerde Wet openbaarheid van bestuur (Wob), waardoor de overheid transparanter wordt. Er zijn volgens VNG nog wel aanvullende maatregelen nodig van het ministerie, waaronder modernisering van de Archiefwet, door het stellen van regels aan digitale archiefruimten, ondersteuning voor certificering van e-depotvoorzieningen en aanvullend impactonderzoek naar effecten bij decentrale overheden.  

Kosten en baten
Het is volgens VNG wel de vraag of verwachte baten gaan opwegen tegen de kosten. ‘Het rapport (van OCW, red) geeft slechts zeer globaal een indicatie van de kosten van de maatregel en dan vooral voor het Rijk. Voor het nader in kaart brengen van de effecten en kosten voor gemeenten is gewenst dat KING een aanvullende impactanalyse uitvoert. Wij verwachten dat de extra kosten lokaal vooral gelegen zullen zijn in versterking van de juridische advisering over openbaarheid’, zo schrijft de organisatie in de brief aan OCW.  Er zijn onder meer scanfaciliteiten nodig voor digitale kopieën, net als investeringen voor e-depotvoorzieningen en ordening van niet-overgebrachte archieven.