'Zonder afdeling communicatie zijn we flexibeler'

De afdeling communicatie kan de deur wel uit. Het wordt vaker geroepen, maar werkt het ook? De gemeente Appingedam doet het zonder, bewust. Burgemeester Rika Pot belicht op de website Communicatieonline de voordelen van het opdoeken van de afdeling communicatie. 

Burgemeester Rika Pot: ‘Geen afdeling communicatie betekent natuurlijk niet dat er niet gecommuniceerd wordt. Het gaat niet zozeer om  de vorm – doe je het vanuit een afdeling? – maar om de inhoud. Wij communiceren zelfs erg intensief met onze inwoners. We hebben alleen geen vrijgestelde mensen voor communicatie, maar hebben het flexibeler ingericht.’

Hoe ziet dat er in de praktijk uit?
‘We organiseren onze communicatie vooral rond projecten. Per project kijken we welke communicatie nodig is, en brengen we dat onder in het projectteam. Soms kan een medewerker dat erbij doen, soms vragen we iemand extern. Het is een flexibele en vaak ook creatievere manier van werken.'

Hoe bedoelt u dat?
'We kunnen beter inspelen op de vraag welke mensen en kwaliteiten we nodig hebben. Wij zijn als Appingedam bijvoorbeeld veel bezig met stadpromotie en gebiedsontwikkeling. Daar zijn verschillende soorten communicatie en creativiteit voor nodig. Degene in het projectteam die verantwoordelijk is voor de communicatie, kan scherpere keuzes maken in de capaciteit die we nodig hebben. Je kunt beter sturen dan wanneer je alles door je eigen communicatieafdeling zou laten uitvoeren.'

Is het eigen een bewuste keuze geweest, geen afdeling communicatie?
‘Het is  vanuit het kostenaspect begonnen. We hebben afgelopen jaren een groot aantal rondes van bezuinigingen gehad en moesten prioriteit aanbrengen. Niet dat er een afdeling communicatie is gesneuveld, maar we hebben gezegd: communicatie kunnen we prima op deze manier aanpakken.’

En dagelijks communicatiewerk, zoals persconferenties en het begeleiden van interviews?
‘We houden gewoon inspraakavonden en persconferenties. Iedere 14 dagen na het collegeberaad is er bijvoorbeeld een bijeenkomst met de pers. Het grappige is ook dat we als college juist erg goed kijken hoe we dit soort communicatie kunnen verbeteren. Doordat we het zelf doen voelen we ons meer verantwoordelijk. Je spreekt nu bijvoorbeeld met mij over dit onderwerp, terwijl je anders waarschijnlijk een interview had gehad met het hoofd communicatie.’

Kost het u eigenlijk veel extra tijd?
‘Nee hoor, het gaat redelijk integraal. Ik vind het belangrijk dat ik als burgemeester veel aandacht aan communicatie besteed, en zou het geen goede zaak vinden als dat zou zijn weg-geprofessionaliseerd.’

Hoe zit dat met de rest van de organisatie?

‘Onze medewerkers zijn zich er erg van bewust dat communicatie met onze inwoners van groot belang is. Burgerparticipatie is een leidraad in ons werk, we willen burgers ook eigenaar van een probleem te maken. Dat houdt in dat medewerkers ook meer naar buiten moeten treden om ze daartoe in staat te stellen. In die transitie zitten we nu. We kijken of we de communicatie met inwoners anders kunnen vormgeven. Daarin speelt natuurlijk ook de gemeenteraad een rol en de griffier, die kijkt of de raad voldoende communicatiemogelijkheden heeft.’

Laat u ook zaken liggen doordat u geen afdeling communicatie heeft?

‘Ja hoor. Een vaste medewerker communicatie zou ons waarschijnlijk meer comfort geven om het onderwerp communicatie proactiever te benaderen, maar die context hebben we financieel gezien niet. We hebben ook besloten om Twitter en Facebook heel beperkt in te zetten. Er zijn wel accounts, maar geen formatie om daadwerkelijk de dialoog te voeren met onze burgers. Want als je dat wilt doen, moet je het goed doen. We beperken ons dus tot anderhalve medewerker die onze website beheert en webcare doet.’

Jasper Mulder, Communicatieonline