Actuele data ook makkelijk en sneller ontsluiten?

De wereld verandert, ook die van overheidsinstanties. Slimmer en sneller werken is een noodzaak. Daarom leefde bij de provincie Groningen de sterke ambitie om teamleiders en medewerkers meer ‘aan het stuur’ te krijgen bij HR-processen. Door te gaan werken met de software van AFAS is dat gelukt. Het resultaat? Tijdwinst en kostenbesparing. Dat is nog niet alles; de vele data die het systeem ontsluit, snel en altijd up-to-date, biedt de ideale basis om te komen tot waardevolle stuurinformatie.

Hoe was het ook alweer? De ‘nieuwe’ situatie voelt al vertrouwd, maar IJle van der Meulen gaat graag even terug in de tijd. Hij is binnen de provincie Groningen de projectleider die zich bezighoudt met AFAS én geeft leiding aan het team Personeels- & Salarisadministratie. De ideale man dus voor een gesprek over wat de HRM & Payroll-software van AFAS de organisatie van de provincie Groningen brengt. 

Zijn verhaal begint in 2020. In dat jaar besloot de provincie Groningen dat het tijd was om de HR-processen en salarisadministratie verder te automatiseren. ‘Ons toenmalige pakket was niet meer toereikend met het oog op de toekomst’, vertelt IJle. ‘We voerden nog veel handmatig in. Die gegevens haalden we vervolgens via Excel weer tevoorschijn om ze goed in het systeem te krijgen. Verre van ideaal. Daarnaast zagen we in dat het gebruik van een app heel handig zou zijn om bepaalde mutaties sneller door te voeren.’ Het brengt hem op de hoofdvraag uit die periode: ‘Hoe kunnen we onze teamleiders en medewerkers meer aan het stuur krijgen bij HR-processen? Veel werd nog door tussenpersonen gedaan, zoals HR-adviseurs. Dat wilden we doorbreken.’

Een marktverkenning volgde, met de focus op best practices. IJle: ‘Dat was voor de provincie een nieuwe vorm van aanbesteden. We hebben de bal bij de vijf geselecteerde aanbieders gelegd en gezegd: laat maar zien wat jullie kunnen en waarvan jullie denken dat het bij ons past. Vervolgens hebben wij beoordeeld: waar voelen we ons het prettigst bij en waar gaan wij het meeste geluk aan beleven? AFAS kwam daarbij veruit als beste naar voren.’ 

Meer gebruiksgemak voor medewerkers

En zo kon de reis beginnen. De implementatie in de tweede helft van 2020 bevestigde het goede gevoel. IJle: ‘We hebben een soepele overgang naar AFAS ervaren. Weinig klachten vanuit medewerkers gehad, weinig showstoppers. Medewerkers ervaren meer gebruiksgemak en -vriendelijkheid sinds we met AFAS werken.’

Wat de ingrediënten voor succes zijn geweest tijdens de implementatie? ‘We hebben zelf de regie gepakt. We stapten een nieuwe wereld binnen en alles flitst dan even om je heen. Dan is het belangrijk dat je goed aangeeft hoe je het systeem als organisatie ingericht wil hebben. De mensen van AFAS stonden daarvoor open en dachten met ons mee.’ Een andere gouden zet: medewerkers betrekken bij het implementatieproces. ‘Je kunt als management een nieuw systeem willen, maar medewerkers die het gaan gebruiken moeten het omarmen. Dus hebben we gebruikersgroepen samengesteld om mee te denken over de inrichting van workflows in InSite. Als je nu ziet hoe dat loopt, dan is dat een heel goede aanpak geweest.’

De provincie Groningen is bewust zoveel mogelijk bij de standaard van AFAS gebleven. ‘Ook dat is een belangrijk aspect geweest. Het zorgt ervoor dat we snel kunnen meebewegen met nieuwe ontwikkelingen. Ook voorkomen we hiermee onnodig maatwerk en onderhoud.’

Veel sneller declaraties doen

Er is veel verbeterd sinds de provincie Groningen voor haar HR-processen en salarisadministratie met AFAS werkt. Om te beginnen de salarisverwerking, volgens IJle het proces waar alle ogen op gericht zijn. ‘Vooraf hadden we gesteld dat we op uitbetaling 99 procent wilden scoren. Dat is 100 procent geworden. Dat is geweldig.’

Zo zijn er meer successen geboekt met AFAS. Teamleiders en medewerkers van de provincie Groningen zitten inderdaad meer ‘aan het stuur’. IJle noemt tijdwinst en kostenbesparing als twee van de belangrijkste opbrengsten. ‘Onze medewerkers kunnen veel sneller declaraties doorvoeren en bonnetjes scannen via de AFAS Pocket app. Toen we begonnen hebben we direct een vrij ingrijpende beslissing genomen. Alle declaraties onder 50 euro laten we automatisch doorkomen via het systeem. Eerder werd er over bonnetjes van kleine bedragen weleens heen en weer gepingpongd. Daar waren we veel tijd aan kwijt. Nu we dat aan de voorkant in AFAS getackeld hebben gaat het veel directer, zonder dat iemand ertussen hoeft te komen voor controle.’ 

Nooit meer een 'natte' ondertekening

Ander winstpunt: medewerkers houden zelf hun gegevens bij, terwijl er voorheen ‘handjes’ tussenzaten die mutatieformulieren moesten inkloppen. Ook de doorlooptijd rond het opstellen van arbeidsovereenkomsten is versneld. IJle: ‘Sinds onze overstap naar AFAS verwerken we onze arbeidsovereenkomsten met nieuwe medewerkers niet meer op papier maar digitaal. Ze belanden altijd op de juiste plek. Ik noem dat gekscherend de snelwegen van AFAS. Elk document heeft zijn eigen weg waarover het na goedkeuring loopt, om vervolgens op de juiste plek in het dossier te belanden. Het is een enorme verbetering dat leidinggevenden die overeenkomsten nu niet meer ‘nat’ hoeven te ondertekenen, maar dat digitaal doen. Daarvoor hoeven ze niet meer op kantoor te komen. Daarnaast willen nieuwe medewerkers hun contract snel ondertekenen en dat faciliteren we op deze manier.’

Informatie altijd actueel en inzichtelijk

Alle gegevens hebben een logische plek in het systeem. Dat is volgens IJle een van de grootste voordelen die werken met AFAS oplevert. Want dat biedt weer de ideale basis om data te gebruiken als stuurinformatie. ‘Dit systeem biedt een structuur waarbij je actuele gegevens makkelijk kunt ontsluiten voor rapportages. De database is eenvoudig te doorgronden, zodat je snel bij je data kunt én die aan elkaar kunt knopen. Niet iedereen in onze organisatie werkt ermee, maar ze hebben er wel allemaal profijt van.’

Hij geeft een concreet voorbeeld: ‘Neem formatie en bezetting. Voor overheidsinstanties is het belangrijk om zicht te hebben op hoeveel geld beschikbaar is, hoeveel mensen in de organisatie werken, op welke plek en of zij de belangrijkste dingen doen. Dankzij de software van AFAS is die informatie altijd actueel en inzichtelijk. Een ander mooi voorbeeld zijn verlofoverzichten. Voorheen keken we aan het einde van het jaar: wie heeft nog verlof openstaan? Dan werden er Excel-lijsten uitgedraaid om te controleren of de data klopte. Maar die gegevens waren nooit up-to-date. Nu hebben we altijd zicht op alle mensen in de organisatie en alle verlofpotjes. Daar hoeft onze HR-administratie geen extra handelingen meer voor te verrichten.’

Goede data-ontsluiting is één, rapporteren twee. Daarvoor gebruikt IJle de tool Power BI. De HR-rapportages heeft hij zelf bedacht. ‘We kunnen daardoor alle gegevens gefragmenteerd overzetten naar Power BI, waar we formules en grafieken op kunnen bouwen. We zijn daardoor altijd up-to-date met onze informatievoorziening én hebben meer inzicht in onze organisatie.’

Doorontwikkelen om te blijven meebewegen

Procesoptimalisatie door middel van verdere automatisering is een reis die altijd doorgaat. Bij de provincie Groningen zijn ze doordrongen van dat besef. ‘De wereld verandert, dus we moeten meebewegen’, zegt IJle. ‘Wijzigingen in wet- en regelgeving en de cao volgen elkaar op, waardoor we regelmatig aanpassingen moeten doorvoeren in het systeem. Het is een doorlopend proces van bijschaven.’ 

Ook andere optimalisaties zijn in volle gang. IJle: ‘Zo zijn we bezig met openstaande taken. We merken soms dat taken niet worden afgerond. We hebben ze allemaal in beeld gebracht. Nu is het de vraag: wat gaat hier verkeerd? Moeten we onze workflows aanpassen? Of moeten we medewerkers/teamleiders beter begeleiden? Ook willen we salariscontroles verder automatiseren met AFAS. En we brengen het proces rond de Wet verbetering poortwachter in beeld, zodat we er hopelijk menselijke handelingen tussenuit kunnen halen. Zo zijn we steeds bezig met verder optimaliseren en handiger maken van het administratieve werk van onze leidinggevenden, zodat we nog meer tijd winnen en geld besparen. En we weten: er is nog veel te halen. We benutten zeker nog niet alle mogelijkheden die AFAS ons biedt. Eén ding is zeker: op deze voet moeten we blijven doorgaan.’