Wie-zit-waar-app helpt flexwerker

Om in beeld te krijgen waar alle ambtenaren van de ambtelijk gefuseerde gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk (BAR) precies uithangen, werd een wie-zit-waar-app ontwikkeld. Bellen werkt beter, zegt een expert.  

Ontwikkeld door fuserende Zuid-Hollandse gemeenten

Moderne manieren van werken leveren de ambtenaar veel vrijheid op. Maar inmiddels is duidelijk dat Het Nieuwe Werken ook zo zijn bijwerkingen heeft. Geluidsoverlast, minder persoonlijk contact en geen eigen werkplek zijn veelgehoorde klachten. Een groot deel van de overheidsorganisaties heeft inmiddels een vorm van flexibel werken ingevoerd en bepaalde kinderziektes overleefd. Stilteruimtes, telefooncellen of gewoon afspraken maken bleken meestal het euvel te verhelpen. De jacht op een schaarse werkplek blijft bij veel organisaties echter nog een heikel punt.

Een fusie blijkt vaak hét moment voor het invoeren van nieuwe werkmethodes. Met de ambtelijke samenvoeging van de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk kwam ook daar, min of meer noodgedwongen, een nieuw kantoorconcept. De gemeenteambtenaren werden met laptop en smartphone mobiel uitgerust en konden voortaan flexibel aan de slag.

Probleem was wel dat de gezamenlijke ambtelijke organisatie nog altijd verspreid was over drie gemeentehuizen. En er was voorlopig te weinig budget voor de inrichting van een grote moderne kantoortuin. De welbekende lange gang met aan weerszijden kantoorkamers bleek nog altijd de biotoop waar het werk moest worden verricht. Gevolg: dolende en kloppende ambtenaren op zoek naar een werkplek, met alle onrust en irritaties van dien. IT’ers van de BAR-organisatie ontwikkelden daarom een eigen tool met behulp van ‘beacontechnologie’, een soort digitaal detectiesysteem met een downloadbare app.

Reacties positief
Wethouder Lennart van der Linden van Barendrecht is enthousiast over de innovatieve uitvinding genaamd BARconnect. ‘We zijn er trots op’, aldus de bestuurder. ‘We gebruiken het nu een kleine twee maanden voor zo’n zeshonderd werkplekken en de eerste reacties zijn positief. En omdat we het voor een groot deel intern hebben ontwikkeld, was het ook niet duur.’ De kosten liggen rond de 50.000 euro, maar volgens de wethouder zou dat extern het zesvoudige zijn geweest.

De app werkt op Bluetooth en wordt gekoppeld aan werkplekken door middel van stickers. Ambtenaren kunnen met de app op hun smartphone inchecken, zoeken naar een beschikbare werkplek en naar bepaalde collega’s. Om gevonden te worden moeten zij wel ingecheckt zijn. ‘De stickers zitten alleen op de bureaus, niet op de medewerkers’, lacht de wethouder. De OR toonde aanvankelijk nog bezwaren vanwege de privacy maar het is nu ook mogelijk om anoniem in te checken.

Het is trouwens absoluut geen prikklok anno 2017, verzekert de wethouder. Ambtenaren worden natuurlijk niet gemonitord. ‘Per slot van rekening is ons werkconcept tijd- en plaatsonafhankelijk, dus die informatie is helemaal niet relevant.’ Het nieuwe systeem geldt overigens niet voor hemzelf of andere leden van het college, geeft hij toe. Al zou hij dat graag anders zien. ‘Onze wethouders en burgemeester werken nog niet flexibel, we hebben allemaal een eigen kamer. Maar ik heb al aangegeven dat er wat mij betreft ook zo’n sticker op mijn vergadertafel geplakt kan worden. Als ik er niet ben, staat het iedereen vrij om mijn kamer te gebruiken.’

Vraagtekens
Denise Hulst, directeur van trainingsbureau Het Betere Werken, zet haar vraagtekens bij handige technische foefjes in de kantooromgeving. ‘Je kunt er gemakkelijk in doorslaan’, vindt ze. ‘Het invoeren van domotica op kantoor lijkt op de korte termijn misschien een praktische uitkomst, maar daarmee los je de onderliggende gevoelens vaak niet op’, is haar overtuiging. ‘De oplossing voor bijvoorbeeld het niet kunnen vinden van een werkplek of je collega zoeken ligt hem meer in het gesprek aangaan. Waarom niet even bellen met je collega waar die zit?’, vraagt ze zich af. ‘Of rondlopen om een plekje te zoeken, spreek je ook nog eens mensen die je anders misschien niet ziet.’

‘Er wordt op het werk al een keur aan communicatiemiddelen gebruikt; e-mail, Sharepoint, LinkedIn, sms, speakapp, whatsapp en nu ook nog beacontechnologie om in te checken’, somt Hulst op. ‘Maak het nou toch allemaal wat simpeler, beperk de digitale communicatie en stimuleer het persoonlijke contact. Faceto- face zaken regelen blijkt telkens weer de Haarlemmerolie. Kijk, veranderingen in bijvoorbeeld een flexibel kantoorconcept gaan altijd gepaard met ongemak en angsten. Dat ga je op de lange termijn echt niet oplossen met een stuk techniek. Het neemt misschien op dat moment een stukje van het ongemak weg, maar de onderliggende angst is er nog steeds.’

Koffiedrinkcircuit
Ze wil hiermee overigens niet zeggen dat de uitvinding van BAR niet werkt. ‘Als een app je kan ondersteunen is er natuurlijk niets mis mee, maar blijf in verbinding met je collega’s. Dat blijkt ook steeds weer uit onderzoeken. Mensen zijn bij flexibel werken altijd bang om geen contact meer met hun collega’s te hebben. Het is niet voor niet voor niets dat alle belangrijke beslissingen in de wandelgangen of het koffiedrinkcircuit worden gemaakt. Mensen willen elkaar in de ogen kijken, persoonlijke relaties aangaan. Vaak ben je dan ook veel sneller klaar met een probleem’.

Het valt Hulst ook op dat technische foefjes vaak worden ingezet omdat een bepaald project koste wat kost moet slagen. ‘Je ziet dat ook vaak bij de overheid, de angst dat iets mislukt is erg groot. Het inzetten van een digitaal trucje is meestal niet meer dan een ‘quick-fix’.’