'Hopende u hiermede van dienst te zijn'

Schrijven als een ambtenaar. Als je hiervan wordt beschuldigd is dat zeer zeker geen compliment. Er wordt mee bedoeld dat je formeel, bureaucratisch, technisch, ouderwets kortom onbegrijpelijk aan het communiceren bent. Terwijl het nu juist de bedoeling is om zo helder mogelijk iets aan de burger duidelijk maken. De TaalUnie heeft een boek uitgebracht vol tips voor ambtenaren met de veelzeggende titel ‘’Hopende u hiermede van dienst te zijn.”

Zwaluwstaarten
Klankborden, aanvliegen, okselstuk, ketenaanpak, zwaluwstaarten. Soms lijkt het of ambtenaren een eigen taal hebben ontwikkeld. De auteurs van het boek pleiten dan ook bovenal voor helder taalgebruik in hun communicatie. ‘Ambtenaren moeten bij het schrijven altijd letten op twee zaken. De teksten moeten administratief-juridisch correct zijn én klantvriendelijk,’ aldus de auteur. ‘Met dit taalgidsje wil de Taalunie ambtenaren niet alleen gevoelig maken voor het belang van helder taalgebruik, maar hun ook een concreet hulpmiddel aanreiken om dat doel effectief te bereiken. De bewustmaking rond het gebruik van begrijpelijke taal bij de overheid is een blijvend proces.’

Op gelijke voet
De belangrijkste richtlijnen in het boek ‘’Hopende u hiermede van dienst te zijn” zijn: Leef je in de lezer in, zet de kern vooraan, filter de boodschap totdat het helder is, breng orde in het verhaal en ga op gelijke voet met de lezer om. ‘Straal vertrouwen in de lezer uit. Ga er niet zomaar van uit dat de lezer misbruik zal maken van de overheid. Maatregelen en sancties worden bedreigingen als u ze zonder reden op de lezer loslaat,’ aldus het boek. 

Géén Jip en Janneketaal

Overigens is het gebruik van de zogenoemde Jip en Janneketaal ook weer niet aan te raden. Eerder zei Ted Sanders, hoogleraar Taalbeheersing van het Nederlands aan de Universiteit Utrecht, hierover: ‘Wat wel helpt is het verduidelijken van de samenhang in teksten. Annie M.G. Schmidt maakte leuke verhaaltjes met prettig, eenvoudig taalgebruik. Maar ook heel subtiel: ze schreef door de ogen van Jip en Janneke, zoals: ‘Wat een lekker ijsje! Jip lustte er nog wel een’ in plaats van ‘Jip zegt: ‘wat een lekker ijsje! Ik lust er nog wel een.’ In ambtenarenteksten is door de ogen van anderen kijken nauwelijks aan de orde. Ik ben dan ook bang voor oversimplificatie van het Jip en Janneke-advies. De teksten ontaarden in korte zinnen en korte woorden. Men denkt dat dat beter overkomt, maar dat is niet zo.’

Psychologie 

Volgens het boek voor ambtenaren is schrijven eigenlijk psychologie bedrijven op afstand. ‘De schrijver schat in hoe de lezer met de informatie zal omgaan. Zoek daarom uit op welke manier u informatie op maat van de lezer kunt aanbieden. Hoe meer op maat, hoe beter. Houd daarbij in het achterhoofd dat we teksten van de overheid doorgaans niet voor ons plezier lezen.’

Lees hier het digitale boek>>