Het belang van een datavisie en -strategie

In een tijd waarin de hoeveelheid data die we in onze systemen en applicaties kunnen opslaan enorm is, kan het invullen en bijhouden ervan soms meer kosten dan het oplevert. Om deze uitdaging aan te pakken, is het essentieel om meer structuur aan te brengen. Rob Kerkdijk heeft in zijn artikel al eerder het belang van een goede visie en strategie op data beschreven. In dit artikel geven we hier een praktische uitwerking van.

De Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant (OMWB) is al geruime tijd bezig met datagedreven werken en hebben een duidelijke en effectieve datavisie en -strategie ontwikkeld voor het opslaan van gegevens over milieurelevante bedrijven. Door het ontwikkelen hiervan heeft de organisatie een grote stap gemaakt in het effectiever en doelgerichter omgaan met het opslaan van data.

Optimaal benutten van informatie

In 2020 is de OMWB overgestapt naar een nieuw systeem voor Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH). Dit systeem biedt talloze mogelijkheden voor zowel het opslaan als het gebruik van data. Echter, de hoeveelheid velden in het systeem was zo groot dat het invullen ervan veel administratief werk met zich meebracht. Dit werk stond niet in verhouding tot de waardevolle informatie die uit deze velden gehaald kon worden. Bovendien zouden de beheerkosten niet opwegen tegen de opbrengst.

De adviseurs van Van Dam Datapartners zijn aan de slag gegaan bij de OMWB om te ondersteunen bij het ontwikkelen van een heldere datavisie en -strategie, specifiek gericht op gegevens over milieurelevante locaties. Deze visie en strategie beschrijven waaraan data kunnen bijdragen binnen een organisatie en geven richtlijnen voor het invullen van deze velden. Door middel van een dergelijke strategie krijgt een organisatie meer controle over de beslissingen die worden genomen met betrekking tot data.

Maar hoe ontwikkel je nu zelf zo’n goede visie en strategie?

Je vraagt je wellicht af: dat klinkt goed, maar hoe pas ik dit zelf toe? Hier volgen een aantal overwegingen:

• Bepaal de vereisten vanuit verschillende perspectieven

Om dit vraagstuk aan te pakken, is het belangrijk om verschillende belanghebbenden bij elkaar te brengen. Door samen te bepalen wat er nodig is voor de ontwikkeling van een visie en strategie, kun je het belang van de hele organisatie meenemen. Het is raadzaam een kerngroep te vormen met stakeholders uit alle lagen van de organisatie en waar mogelijk diverse perspectieven te betrekken.

• Overweeg de kernwaarden

Met de kerngroep hebben we een eerste werksessie gehouden, gericht op het ontwikkelen van de visie. De belangrijkste vraag hierbij was: waarom willen we eigenlijk data vastleggen? We hebben de link gelegd met de algemene doelen van de OMWB om te bepalen welke bijdrage het opslaan van data hieraan kan leveren. Op basis daarvan hebben we een aantal kernwaarden geïdentificeerd waaraan de keuzes met betrekking tot data moeten voldoen. Zo werd duidelijk waarom we data willen vastleggen en waarvoor.

• Bepaal de aanpak

Vervolgens is het belangrijk om te bepalen hoe je de gestelde doelen uit de visie kunt behalen: de strategie. Hiervoor hebben we meerdere werksessies gehouden, waarbij niet alleen de uitvoerende stakeholders, maar ook de verschillende teammanagers aanwezig waren. Tijdens deze sessies hebben we concrete afspraken gemaakt die gedocumenteerd zijn met betrekking tot het invullen en beheren van data.

In het geval van de OMWB zijn drie producten ontwikkeld:

1. Een datachecklist: een lijst met voorwaarden waaraan een dataveld moet voldoen om te worden ingevuld.
2. Een ontwikkelproces: een plan waarmee de organisatie zelf kan bijdragen aan de informatiehuishouding van de OMWB.
3. Een evaluatieplan: een plan om de impact van de wijzigingen die voortvloeien uit bovenstaande producten te beoordelen.

Uitrol en communicatie

Een datavisie en -strategie worden niet alleen ontwikkeld, maar ook uitgedragen. Bij het vormen van de visie en strategie waren stakeholders uit de gehele organisatie betrokken. Deze medewerkers spelen ook een belangrijke rol bij het overbrengen van de visie en strategie binnen hun eigen teams. Daarom hebben we ervoor gekozen om dit proces samen met een vertegenwoordiging uit de hele organisatie uit te voeren.

Het is een verhaal van de gehele organisatie, niet alleen van de bedrijfsvoering. Daarom gebruiken we onder andere praatplaten en video’s met medewerkers uit verschillende lagen van de organisatie om de boodschap over te brengen. Ook zijn er presentaties gegeven tijdens diverse teamoverleggen.

Conclusie

Kortom, de OMWB heeft veel inspanningen geleverd om duidelijkheid te krijgen over welke data van meerwaarde zijn voor hun informatiehuishouding en welke aanpak nodig is om dit succesvol te maken. Deze inspanningen hebben geresulteerd in een specifieke datavisie en -strategie voor milieurelevante locaties.

De belangrijkste aspecten die hierbij naar voren komen, zijn:

• Het verbinden van de datavisie met de organisatiedoelstellingen.
• De samenwerking met alle lagen van de organisatie bij het ontwikkelen en implementeren van de visie en strategie.
• Een goed plan om het ontwikkelde proces te begeleiden.